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Uma equipe de trabalho do IFRJ iniciou uma série de visitas em todos os campi para realizar um treinamento com os servidores sobre a informatização do uso de memorandos. No dia 21 de setembro foi a vez do campus Volta Redonda, que recebeu o diretor de Gestão Acadêmica do Rio de Janeiro, Carlos Victor; o diretor de Tecnologia da Informação, Fábio Macêdo; o Analista de Sistemas, Leonardo Melo; a coordenadora da Coordenação Geral de Arquivos, Duala do Rosário e o coordenador de Gestão de Pessoas, Edgar Araújo.

 Todos os presentes falaram da importância de tornar os memorandos eletrônicos, além de demonstrarem o passo a passo para utilizar o Sistema Integrado de Patrimônio, Administração e Contratos (SIPAC) – sistema usado na tramitação dos memorandos. As assinaturas serão feitas pelos responsáveis mediante login e senha, identificação pessoal e intransferível.

O memorando eletrônico está sendo implantado em cumprimento à legislação estabelecida pelo Processo Eletrônico Nacional (PEN), devendo ser adotada por toda Administração Pública. “O uso dos memorandos gera um gasto de papel e de tempo, que atrapalha no dia a dia da rotina dos servidores. A partir do momento em que tudo muda para o ambiente eletrônico, se ganha tempo, economiza papel e impressora e agiliza a comunicação”, destacou a coordenadora Duala.

 Essa é a primeira etapa para a implantação total do processo eletrônico. Depois da adaptação com os memorandos, será a vez dos documentos e, assim, todo o processo passará a ser eletrônico. “Essa informatização serve para garantir que o conhecimento a respeito da organização fique dentro da organização”, disse Fábio Macêdo. Além disso, eliminar o físico (papel) é mais sustentável e garante que todos os processos sejam devidamente armazenados eletronicamente, não necessitando de um local físico para armazenagem.

O diretor de Gestão Acadêmica, Carlos Victor, afirmou que o sistema já foi implantado para graduação, e está em reta final o processo da pós-graduação e o da biblioteca. Outros sistemas também serão automatizados, como a marcação de férias. A informatização dos memorandos passará a valer a partir de que os campi forem recebendo o treinamento. O prazo é que até que todos sejam treinados, o uso dos memorandos passe a ser obrigatoriamente eletrônico, com exceção daqueles criados antes dessa data.