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Unidade Protocolizadora (UP)

UNIDADE PROTOCOLIZADORA

 

      De acordo com a Portaria interministerial  Nº 1.677, de 7 de outubro de 2015, uma Unidade protocolizadora (UP) é uma unidade administrativa que pode incorporar uma ou mais atividades que são originalmente de um setor de Protocolo, tais como: recebimento, classificação, registro, distribuição, controle da tramitação e expedição de documentos, avulsos ou processos, bem como responsável pela autuação de documentos avulsos para formação de processos e pela atribuição de Número Único de Protocolo - NUP aos documentos, avulsos ou processos.

      No IFRJ, dentre as atividades de UP supramencionadas, a autuação de documentos avulsos para formação de processos foi descentralizada de setores de Protocolo para outras unidades administrartivas seja na Reitoria ou nos Campi. A atividade de autuação de documentos avulsos para formação de processos é mais conhecida como abertura de processos. Com a implantação do processo eletrônico através do SIPAC, a abertura de processos passou a ser realizada no sistema e para tal é necessário que se tenha permissões de UP. Em um campus poderá ter somente um setor que realiza a abertura de processos e em outros campi vários setores poderão abrir processos, depende da necessidade de descentralização de cada campus.

COMO SOLICITO AS PERMISSÕES DE UP?

      As permissões de Unidade Protocolizadora devem ser solicitadas para o setor de Arquivo através do e-mail: arquivo@ifrj.edu.br pelos Diretores Administrativos ou Diretores-Gerais dos Campi e pelos Pró-Reitores da Reitoria. Considerando que as permissões das funicionalidade de UP são fornecidas para cada servidor, uma vez concedidas as permissões, o setor (unidade administrativa) de tal servidor será considerado Unidade Protocolizadora e caso outro servidor também necessite das permissões, a solicitação deverá ser feita novamente.

      Para receber as permissões de UP, o servidor deverá realizar um treinamento com o setor de Arquivo e acessar todo material de apoio listado abaixo:

 

Portaria do Processo Eletrônico no IFRJ

Portaria IFRJ N°2/2018 - Implantação do Processo Eletrônico

 

Códigos CONARQ  e Tipos de Processo

Tabela com CONARQ do IFRJ 

 

Guia de Remessa de Documentos - GRD

Guia de Remessas - Template (.docx)

Guia de Remessas - Template (.pdf)

 

Orientações Específicas 

Cadastro de documentos e abertura de processos no SIPAC  - Orientação Específica n.3.2018

Juntada de documento avulso a processo - Orientação Específica n.3.2018

Juntada de processo a processo - Orientação Específica n.4.2018

Abertura de processo RSC - Orientação Específica n.1 DGP.2018

Abertura de processo Acadêmico - Orientação Específica n.1 DGA.2018

 

 

ACESSO À INFORMAÇÃO

INSTITUCIONAL

REITORIA

CURSOS

PROCESSO SELETIVO / CONCURSO

EDITAIS

ACADÊMICO

PESQUISA & INOVAÇÃO

CAMPI

CENTRAL DE CONTEÚDOS