Começa a era dos memorandos eletrônicos no IFRJ

A Coordenação Geral de Arquivo, da Diretoria de Tecnologia da Informação e do Comitê de Acompanhamento do Sistema Integrado de Gestão ministrou o treinamento para o processo de informatização do uso de memorandos eletrônicos no campus Niteroi no dia 19 de setembro.

As ações implementadas estão de acordo com o Processo Eletrônico Nacional (PEN), decreto do governo federal com intuito de construir uma infraestrutura pública de processos e documentos administrativos eletrônicos, no objetivo da melhoria no desempenho dos processos do setor público.

De acordo com o diretor de Tecnologia da Informação, Fábio Carlos Macêdo, os memorandos são parte de um procedimento que busca automatizar e sistematizar todo o processo organizacional: “Dessa forma, a gente consegue uma maior integração dos serviços”, disse. Para ele, agilidade, transparência e conhecimento organizacional são os grandes focos do processo, além da economia e redução de uso de papel e gastos com transporte.

A implantação será gradual. O impacto da mudança cultural organizacional foi levado em conta, dividindo a informatização em fases: “Ao fim da implantação do memorando eletrônico, iniciaremos o de documentos e, após, o referente à processos”, acrescentou o diretor.

O memorando eletrônico é parte de um sistema integrado de gestão. “Nesse processo, já foi implantado o sistema acadêmico para graduação, que já está em funcionamento, e estamos em fase final de implantação do controle de férias – onde o servidor, através do portal, poderá marcar e remarcar suas férias”, ressaltou Fábio.

Nessa primeira fase, a equipe realizará visitas aos campi até o dia 5 de outubro, definido como período de implantação. A partir dessa data todo a tramitação de memorandos será obrigatoriamente eletrônica.