Servidores recebem treinamento sobre o processo administrativo eletrônico

Procedimento começa a vigorar em 1° de fevereiro de 2018

Servidores de diferentes campi do IFRJ receberam treinamentos para a utilização do módulo de Protocolo do Sistema Integrado de Patrimônio, Administração e Contratos (SIPAC), do Sistema Integrado de Gestão (SIG), para fins do processo administrativo eletrônico. As capacitações ocorreram nos dias 11, 16 e 18 de janeiro de 2018 e foram ministradas pelas servidoras Duala Pessoa e Andreia Pereira, da Coordenação Geral de Arquivos (CGArq) e pela servidora Denise Ferreira, da Diretoria de Tecnologia da Informação (DTI).

O treinamento contou com a participação de servidores da Reitoria e dos campi: Nilópolis, Realengo, São Gonçalo, Duque de Caxias, São João de Meriti, Niterói, Paracambi, Volta Redonda, Rio de Janeiro, Belford Roxo, Engenheiro Paulo de Frontin, Pinheiral, Resende, Arraial do Cabo e Mesquita.

Os servidores foram preparados para lidar com as funcionalidades comuns a todos os usuários e para funcionalidades restritas aos Protocolos e Unidades Protocolizadoras. Houve a explicação de pontos da Portaria IFRJ n° 2/2018, bem como a demonstração do uso das funcionalidades no sistema.

De acordo com a servidora Joana Darc, da Coordenação de Segurança e Meio Ambiente, foi uma satisfação participar do treinamento dado pela equipe da CGArq e DTI. “É um trabalho de enorme importância para Gestão de processos e que contribuirá para a organização e controle dos processos do IFRJ”, afirmou.

A Pró-Reitoria de Administração (Proad) destaca que se faz necessário que todos os servidores atentem para a nova forma de abrir e tramitar processos no Instituto. Portanto, é preciso tomar conhecimento dos documentos orientadores que estão disponíveis na Central de Serviços.

A Proad orienta ainda que, para quem ainda não fez o login no sistema, basta seguir as orientações do Guia de primeiro acesso também disponível na Central de Serviços. Vale destacar que, mesmo os servidores que não instruam processo administrativo precisarão em algum momento autenticar (assinar digitalmente) documentos no processo eletrônico ou acompanhar seus próprios processos.

A implantação do processo administrativo eletrônico no IFRJ atende ao Decreto n° 8.539, de 2015 e trará para o Instituto celeridade nas ações dos processos, transparência, economia de impressão e transporte dos documentos. Sendo assim, destaca-se a importância da colaboração de cada servidor para a finalização da implantação dos processos totalmente natos digitais baseada no mapeamento dos processos que se encontra em andamento.