Transparência, segurança e agilidade no novo fluxo de processos de Gestão de Pessoas

A apresentação dos novos fluxos de processos de Gestão de Pessoas do IFRJ foi o ponto central da Reunião Ordinária do Colégio de Dirigentes do Instituto, que aconteceu hoje, 30 agosto, no auditório do prédio da Reitoria, no Centro do Rio. A Pró-Reitoria de Desenvolvimento Institucional, Valorização de Pessoas e Sustentabilidade (PRODIN); a Governança; diversos setores da Diretoria de Valorização e Gestão de Pessoas (DGP) e a Diretoria Executiva do Gabinete do Reitor estão à frente dos trabalhos.

O reitor do IFRJ, professor Rafael Almada, disse que como servidor sempre se incomodou com a lentidão de muitos processos. Essa insatisfação, com um problema que atinge a comunidade da Instituição e dificulta o atendimento de demandas importantes, se tornou um desafio para atual gestão, e fez com que Rafael procurasse as pró-reitorias e diversos setores, a fim de que fossem criados novos mecanismos para equacionar um tema que há anos preocupa os servidores. 

O diretor Executivo do IFRJ, João Gilberto, e a diretora da DGP, Carla Doti, falaram sobre o esforço conjunto de todos os setores envolvidos, de diretores e do próprio reitor. Carla disse que o DGP se fez conhecer, através de muito trabalho e resultados, e João destacou a significativa contribuição da Governança e do servidor Ricardo Ferreira Leite.    

Os primeiros resultados deste processo de reformulação do fluxo de processos da Gestão de Pessoas envolveram um trabalho conjunto de diversos setores ligados à PRODIN. Nesta primeira fase, 14 processos estarão disponíveis, e todos os acessos estarão garantidos a partir de terça-feira, 3 de setembro através do portal da Gestão de Pessoas.

José Arimathéa Oliveira, pró-reitor da PRODIN, disse que esta nova realidade tem o propósito de facilitar e desburocratizar os processos, acelerando a tramitação. “Queremos que o servidor, ou qualquer pessoa interessada em determinado processo na instituição saiba como ele tramita do começo ao fim. Que saiba também quais os documentos necessários para a abertura do processo e quais são os setores pelos quais o processo tramitará”.

Para tanto, o novo modelo funciona com prazos máximos de análise para cada setor envolvido no fluxo. A ideia é que o processo chegue aos setores e seja analisado de maneira segura e rápida. Existe uma variação de tempo final, dependendo da complexidade de cada processo, que pode variar de 5 a 23 dias.

Mas, para que cada processo possa seguir o ritmo desejado, é necessário que o requerente acompanhe cada etapa e apresente, sempre que for solicitada, a devida documentação. Outro detalhe importante na questão tempo é que os prazos apresentados aos servidores se referem á tramitação no IFRJ. Porque, se o processo necessitar de uma avaliação externa, por exemplo, do MEC, pode ocorrer algum atraso na previsão inicial.    

Arimathéa lembra que o sucesso do novo fluxo depende essencialmente de que todos os envolvidos entendam e assumam suas responsabilidades. De acordo com sua avaliação, o novo modelo servirá para melhorar a vida de quem precisa da tramitação dos processos, para melhorar a vida de quem trabalha na tramitação dos processos e para aumentar a transparências das ações no IFRJ.

Ricardo Leite fez a apresentação de três processos para o público presente, formado por diretores-gerais, coordenadores e servidores da Reitoria e dos campi da instituição. O servidor da Governança mostrou, detalhadamente, como os processos desta primeira fase (até o fim do ano existe a expectativa de que outros sejam disponibilizados) seguirão o fluxo, e como é fácil acompanhar cada etapa.   

Todas as informações sobre os novos fluxos e os novos formulários estarão disponíveis no novo Portal da Gestão de Pessoas do IFRJ: https://portal.ifrj.edu.br/gestao-pessoas