Processo eletrônico completa dois anos e mostra resultados positivos

O Processo Eletrônico mudou a rotina de uma série de atividades no IFRJ e já completa dois anos de existência. Se, inicialmente, a preocupação maior era atender ao Decreto 8.539/15, que determinava o meio eletrônico para a realização do processo administrativo, logo ficou evidente as vantagens da mudança, que agilizava os processos de modo transparente, além de proporcionar economia de recursos.   

Duala Pessoa, da Coordenação Geral de Arquivos do IFRJ, diz que desde 1° de fevereiro de 2018 o cumprimento legal foi atingido e os processos deixaram de ser produzidos no meio físico (papel), sendo produzidos somente em meio eletrônico. Ela lembra que  os processos produzidos até 31 de janeiro de 2018 continuaram tramitando fisicamente até seu arquivamento. “Estabelecendo o dia 1° de fevereiro como um marco, tudo que foi produzido antes de 1/2/18 seguia em papel e após 1/02/18 só poderia ser efetivado em meio eletrônico”, explica. 

ANTES DO PROCESSO ELETRÔNICO

• Solicitação de abertura do processo pessoalmente;
• Geração de cópias de documentos para abertura do processo;
• Assinatura de documentos à caneta;
• Gasto com capas de processo, papel e impressão;
• Gasto com transporte de processos;
• Extravio e dificuldade de localização do processo;
• Inclusão de documentos, assinaturas e despachos somente no local de trabalho;

DEPOIS DO PROCESSO ELETRÔNICO

• Solicitação de abertura do processo por email;
• Nenhuma impressão em papel, documentos salvos em PDF;
• Assinatura em qualquer dispositivo eletrônico;
• Sem custo com capas, papel e impressão;
• Envio e recebimento de processos em segundos;
• Consulta em tempo real da localização do processo;
• Transparência, fácil visualização do processo;
• Inclusão de documentos e despachos em qualquer lugar

Dois anos traduzidos em números:

No portal de Gestão de Arquivos e Processos eletrônicos há um histórico da implantação do SIPAC: https://portal.ifrj.edu.br/gestao-arquivos-processos-eletronicos/sipac.

Em caso de dúvidas acesse o Portal de Gestão de Arquivos e Processos eletrônicos (aba " Processo eletrônico").