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SIPAC

      O Decreto n° 8.539, de 8 de outubro de 2015 determinou o uso do meio eletrônico para a realização do processo administrativo em toda Administração Pública Federal direta, autárquica e fundacional. O Governo Brasileiro Federal lançou o Processo Eletrônico Nacional (PEN), que tem por objetivo a diminuição da produção de papel, aceleração na recuperação das informações contidas em processos ou documentos de interesse publico, redução de gastos com transportes de documentação física e transparência dos fluxos dos processos.

      Para atender ao referido Decreto o IFRJ precisava eleger um sistema, e escolheu o módulo Protocolo do Sistema Integrado de Patrimônio, Administração e Contratos (SIPAC) do Sistema Integrado de Gestão (SIG). Esse sistema foi desenvolvido pela Universidade Federal do Rio Grande do Norte (UFRN)  e foi implado no IFRJ, inicialmente, como um sistema de integração dos processos de trabalho nas Áreas Administrativas (SIPAC), de Recursos Humanos (SIGRH) e Acadêmica (SIGAA) .

      O SIPAC controla e gerencia: compras, licitações, boletins de serviços, liquidação de despesa, manutenção das atas de registros de preços, patrimônio, contratos, convênios, obras, manutenção do campus, faturas, bolsas e pagamento de bolsas, abastecimento e gastos com veículos, memorandos eletrônicos, tramitação de processos dentre outras funcionalidades. Por tudo isso, esse sistema representa um grande avanço para a administração, uma vez que permite o controle refinado dos procedimentos administrativos, os vinculados, inclusive, ao orçamento distribuído no âmbito interno.

      A primeira funcionalidade do SIPAC utilizada foi a do Memorando Eletrônico que entrou em vigor em outubro de 2018. O memorando em papel teve seu uso descontinuado e somente o memorando eletrônico passou a ter validade no IFRJ. A implantação do memorando eletrônico foi o primeiro passo para que se chegasse à implantação do processo eletrônico e foi uma forma dos servidores se ambientarem com o sistema.

      Desde 1° de fevereiro de 2018 o processo administrativo eletrônico está implantado no IFRJ e teve seu uso regulamentado pela Portaria IFRJ n° 002/2018. A Coordenação Geral de Arquivos foi a responsável pelo negócio Protocolo, testou e validou a versão recebida pelo IFRJ com base na legislação referente à documentos e processos eletrônicos, tais como: Lei nº 9.784, de 29 de janeiro de 1999 e Portaria Interministerial n° 1.677, de 7 de outubro de 2015. Embora tenha sido implantado, o módulo Protocolo ainda precisa ser melhorado para facilitar o uso por parte dos servidores, alunos e terceiros. Essa melhoria faz parte de uma customização que será executada pela Diretoria de Tecnologia da Informação e Comunicação (DGTIC).

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