SIPAC
O Decreto n° 8.539, de 8 de outubro de 2015 determinou o uso do meio eletrônico para a realização do processo administrativo em toda Administração Pública Federal direta, autárquica e fundacional. O Governo Brasileiro Federal lançou o Processo Eletrônico Nacional (PEN), que tem por objetivo a diminuição da produção de papel, aceleração na recuperação das informações contidas em processos ou documentos de interesse publico, redução de gastos com transportes de documentação física e transparência dos fluxos dos processos.
Para atender ao referido Decreto o IFRJ precisava eleger um sistema, e escolheu o módulo Protocolo do Sistema Integrado de Patrimônio, Administração e Contratos (SIPAC) do Sistema Integrado de Gestão (SIG). Esse sistema foi desenvolvido pela Universidade Federal do Rio Grande do Norte (UFRN) e foi implado no IFRJ, inicialmente, como um sistema de integração dos processos de trabalho nas Áreas Administrativas (SIPAC), de Recursos Humanos (SIGRH) e Acadêmica (SIGAA) .
O SIPAC controla e gerencia: compras, licitações, boletins de serviços, liquidação de despesa, manutenção das atas de registros de preços, patrimônio, contratos, convênios, obras, manutenção do campus, faturas, bolsas e pagamento de bolsas, abastecimento e gastos com veículos, memorandos eletrônicos, tramitação de processos dentre outras funcionalidades. Por tudo isso, esse sistema representa um grande avanço para a administração, uma vez que permite o controle refinado dos procedimentos administrativos, os vinculados, inclusive, ao orçamento distribuído no âmbito interno.
A primeira funcionalidade do SIPAC utilizada foi a do Memorando Eletrônico que entrou em vigor em outubro de 2017. O memorando em papel teve seu uso descontinuado e somente o memorando eletrônico passou a ter validade no IFRJ. A implantação do memorando eletrônico foi o primeiro passo para que se chegasse à implantação do processo eletrônico e foi uma forma dos servidores se ambientarem com o sistema.
Desde 1° de fevereiro de 2018 o processo administrativo eletrônico está implantado no IFRJ e teve seu uso regulamentado pela Portaria IFRJ n° 002/2018. A Coordenação Geral de Arquivos foi a responsável pelo negócio Protocolo, testou e validou a versão recebida pelo IFRJ com base na legislação referente à documentos e processos eletrônicos, tais como: Lei nº 9.784, de 29 de janeiro de 1999 e Portaria Interministerial n° 1.677, de 7 de outubro de 2015. Embora tenha sido implantado, o módulo Protocolo ainda precisa ser melhorado para facilitar o uso por parte dos servidores, alunos e terceiros. Essa melhoria faz parte de customizações que serão executadas pela Diretoria de Tecnologia da Informação e Comunicação (DGTIC).
1- Entrar no link do SIPAC, clique aqui para acessá-lo;
2- Caso não possua cadastro no SIPAC, clique aqui para fazer o primeiro acesso;
3- Digitar login e a senha (os mesmos usados para logar no computador/rede) para acessar o SIPAC;
4- Ao entrar no SIPAC, clicar em Portal Administrativo;
Orientações Específicas
- Orientações para todos os servidores (Reitoria) para o uso do processo administrativo eletrônico (em 1° de fevereiro de 2018)
- Orientação Específica n. 1.2018 uso do SIPAC - para todos os usuários