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Apresentação

       O Portal de Gestão de Arquivos e Processos Eletrônicos foi criado para disseminar e padronizar as orientações sobre: arquivo, protocolo, memorando eletrônico, formulários, processo eletrônico, SIPAC, eliminação de documentos, Código CONARQ, normas e legislação arquivística no âmbito da Administração Pública Federal, entre outros assuntos da área arquivística. O conteúdo veiculado nesse espaço é de responsabilidade do Arquivo.

      Este portal pretende explicar o porquê de ser obrigatório o uso do Código CONARQ, esclarecer por que não se deve eliminar arbitrariamente os documentos públicos, evidenciar o papel da Comissão Permamente de Avaliação de Documentos do IFRJ, justificar que um processo eletrônico só pode ser aberto depois que o solicitante assina eletronicamente o seu formulário no sistema. Além disso, disponibilizar a legislação arquivística de referência completa e explicar a relação entre as atividades de arquivo do IFRJ e da Administração Pública, dentre outros aspectos.

      Convidamos a todos que explorem minuciosamente o conteúdo do nosso Portal.  Em caso de dúvidas ou sugestões, mande uma mensagem para arquivo@ifrj.edu.br e colabore para melhorarmos a comunicação.

 

ARQUIVO 

      O Arquivo foi criado pela Portaria nº 1.953, de 26 de outubro de 2016, denominado como Coordenação Geral de Arquivos . A Coordenação Geral de Arquivos é o setor responsável por planejar, controlar, normatizar e orientar quanto à gestão e preservação arquivística dos documentos produzidos e recebidos pelos setores da Reitoria e dos Campi, com o intuito de implementar o Programa de Gestão de Documentos Arquivísticos do IFRJ em conformidade com a atual legislação arquivística brasileira, visando a perpetuação da memória institucional.Temos como missão institucional orientar e facilitar tanto o acesso às orientações quanto o entendimento por parte dos servidores do IFRJ sobre a importância dos documentos arquivísticos da nossa instituição, bem como apresentar a relação entre esses documentos e a Administração Pública. Considerando que somos uma Autarquia subordinada ao Ministério da Educação e que atuamos na esfera do Executivo Federal, estamos sujeitos ao cumprimento de uma vasta legislação, ainda que alguns servidores as desconheçam.     

      As atividades e políticas de Gestão de Arquivos e Processos Eletrônicos do IFRJ são planejadas e executadas pelo Arquivo e para efetivarmos as nossas ações comumente trabalhamos em parceria com diversos setores do nosso Instituto. 

      As competências do Arquivo são:

I - Planejar, controlar, normatizar e orientar os processos relativos à gestão e preservação dos documentos arquivísticos (administrativos e acadêmicos) produzidos e recebidos no IFRJ;

II - Promover a racionalização da produção documental em conjunto com as demais unidades organizacionais do IFRJ;

III - Assessorar os setores da Reitoria e dos Campi promovendo a capacitação dos servidores sobre os assuntos relativos às atividades de arquivo;

IV - Elaborar e disseminar a normatização da produção, tramitação e armazenamento eletrônico dos documentos e processos administrativos;

V - Orientar, coordenar e supervisionar as atividades de abertura de processo eletrônico;

VI - Criar a Política e sistema de Arquivo, bem como implementar o Programa de Gestão de Documentos do IFRJ;

VII - Propor o desenvolvimento de softwares ou o aperfeiçoamento dos softwares existentes, através da definição e validação de requisitos arquivísticos referentes à gestão e preservação de documentos em qualquer suporte;

VIII - Estabelecer os procedimentos para o preparo da documentação a ser recolhida ao Arquivo do IFRJ;

IX - Recolher, arranjar e descrever os documentos de valor permanente da Reitoria e de criação dos Campi, visando o acesso e a perpetuação da memória institucional; e

X - Coordenar as recomendações e decisões da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos – CPAD, estabelecendo normas relativas à avaliação e transferência e/ou recolhimento de documentos visando à preservação e acesso aos documentos.

      Considerando que uma das competências do Arquivo é orientar, coordenar e supervisionar as atividades de abertura de processo eletrônico e por esse motivo, somos responsáveis pela supervisão, monitoramento, orientação e capacitação de todas as unidades protocolizadoras da Reitoria e dos Campi. Na Reitoria temos Protocolo que está vinculado ao Arquivo.     E cabe ressaltar que, de acordo com a Portaria Nº 452/2019, o Arquivo está intitulado como Coordenação Geral de Arquivo e o Protocolo recebeu a denominação de Setor de Protocolo.

 

PROTOCOLO

     O Protocolo atua como unidade protocolizadora da Reitoria e as suas competências são:

I - Atender ao público interno e externo;

II - Receber, distribuir e expedir correspondências; e

III - Abrir processo eletrônico da Reitoria.

 

 

 

 

 

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