O Portal de Gestão de Arquivos e Processos Eletrônicos foi criado para disseminar e padronizar as orientações sobre: arquivo, protocolo, memorando eletrônico, formulários, processo eletrônico, SIPAC, eliminação de documentos, Código CONARQ, normas e legislação arquivística no âmbito da Administração Pública Federal, entre outros assuntos da área arquivística. O conteúdo veiculado nesse espaço é de responsabilidade do Arquivo.
Este portal pretende explicar o porquê de ser obrigatório o uso do Código CONARQ, esclarecer porque não se deve eliminar arbitrariamente os documentos públicos, evidenciar o papel da Comissão Permamente de Avaliação de Documentos do IFRJ, justificar que um processo eletrônico só pode ser aberto depois que o solicitante assina eletronicamente o seu formulário no sistema. Além disso, disponibilizar a legislação arquivística de referência e explicar a relação entre as atividades de arquivo do IFRJ e da Administração Pública, dentre outros aspectos.
Convidamos a todos que explorem minuciosamente o conteúdo do nosso Portal. Em caso de dúvidas ou sugestões, mande uma mensagem para arquivo@ifrj.edu.br e colabore para melhorarmos a comunicação.
ARQUIVO
O setor de Arquivo foi criado pela Portaria nº 1.953, de 26 de outubro de 2016, denominado como Coordenação Geral de Arquivos (CGArq). A referida coordenação é responsável por planejar, controlar, normatizar e orientar quanto à gestão e preservação arquivística dos documentos produzidos e recebidos pelos setores da Reitoria e dos Campi.
A CGArq almeja implementar o Programa de Gestão de Documentos Arquivísticos do IFRJ em conformidade com a atual legislação arquivística brasileira, visando a perpetuação da memória institucional. E para efetivarmos as nossas ações comumente trabalhamos em parceria com os diversos setores do nosso Instituto.
Temos o papel de elaborar e disseminar orientações e normatizações, facilitar o entendimento por parte dos servidores do IFRJ sobre a importância dos documentos arquivísticos da nossa instituição, bem como apresentar a relação entre esses documentos e a Administração Pública. Considerando que somos uma Autarquia subordinada ao Ministério da Educação e que atuamos na esfera do Executivo Federal, estamos sujeitos ao cumprimento de uma vasta legislação, ainda que alguns servidores as desconheçam.
As competências do Arquivo são:
I - Planejar, controlar, normatizar e orientar os processos relativos à gestão e preservação dos documentos arquivísticos (administrativos e acadêmicos) produzidos e recebidos no IFRJ;
II - Promover a racionalização da produção documental em conjunto com as demais unidades organizacionais do IFRJ;
III - Assessorar os setores da Reitoria e dos Campi sobre os assuntos relativos às atividades de arquivo;
IV - Elaborar e disseminar a normatização da produção, tramitação e armazenamento eletrônico dos documentos e processos administrativos;
V - Orientar, coordenar e supervisionar as atividades de abertura de processo eletrônico;
VI - Propor o desenvolvimento de softwares ou o aperfeiçoamento dos softwares existentes, através da definição e validação de requisitos arquivísticos referentes à gestão e preservação de documentos em qualquer suporte; e
VII - Coordenar as recomendações e decisões da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos – CPAD, estabelecendo normas relativas à avaliação e transferência e/ou recolhimento de documentos visando à preservação e acesso aos documentos.
Considerando que uma das competências do Arquivo envolve a abertura de processo eletrônico, por esse motivo, somos responsáveis pela supervisão, monitoramento, orientação e capacitação de todas as unidades protocolizadoras da Reitoria e dos Campi.
PROTOCOLO
Na Reitoria temos o Protocolo que está vinculado ao Arquivo e recebeu a denominação de Setor de Protocolo (SPROT) de acordo com a Portaria Nº 452/2019.
As competências do Protocolo são:
I - Atender ao público interno e externo;
II - Receber, distribuir e expedir correspondências; e
III - Cadastrar documentos e autuar processos eletrônicos da Reitoria.