CONARQ

 

CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS - CONARQ       

      O CONARQ foi criado pela Lei Nº 8.159/91, é um órgão colegiado, vinculado ao Arquivo Nacional do Ministério da Justiça, cuja finalidade é definir a política nacional de arquivos públicos e privados e prestar orientação normativa acerca da gestão de documentos arquivísticos e demais assuntos que envolvam os documentos de arquivo. Além disso, o CONARQ é o órgão central do Sistema Nacional de Arquivos - SINAR, do qual o IFRJ é integrante por ser uma autarquia no âmbito do Executivo Federal. 

      O CONARQ aprovou o Código de classificação e Tabela de temporalidade de documentos da atividade-meio em 2001, para ser usado pela Administração Pública, por meio da Resolução Nº14/11. E para a atividade-fim do IFRJ, começou a vigorar em 2013 o Código de Classificação e a Tabela de Temporalidade das Instituições Federais de Ensino Superior - IFES, de acordo com a Portaria MEC Nº 1.261/2013 que determina o uso obrigatório nas IFES.

PARA QUE SERVEM O CÓDIGO E A TABELA CONARQ?     

    São instrumentos essenciais à organização dos documentos de arquivo promovendo o acesso, o controle e a racionalização das informações contidas nos documentos. O que são os documentos de arquivo ou os documentos arquivísticos? Todos os documentos produzidos e recebidos no exercício das funções e das atividades do IFRJ são documentos arquivísticos e portanto, são também documentos públicos que apoiam a tomada de decisões, o planejamento, a continuidade e a celeridade das ações administrativas do IFRJ e em última instância, servem de subsídio para a memória institucional. Cabe ressaltar que quando nos referimos a todos os documentos produzidos e recebidos, estamos dizendo que esses documentos podem ser eletrônicos/digitais, em papel, e-mail, audiovisuais, iconográficos, cartográficos, entre outros.

      No IFRJ produzimos documentos que tratam de asssuntos sobre pessoal, material, orçamento, finanças, curso técnico, graduação, entre outros. E para cada documento ou processo há um Código CONARQ corresponte de acordo com o assunto a que se refere. Daremos alguns exemplos:

TIPO DE DOCUMENTO	ASSUNTO PRINCIPAL	ATIDADE-MEIO OU FIM	CLASSIFICAR COM O CÓDIGO  CONARQ
Processo para comprar material de consumo	Compra material de consumo	Atividade-meio	033.2 Material de consumo
Ofício tratando de uma cessão	Cessão	Atividade-meio	023.15 Requisição. Cessão
Memorando tratando de alteração de férias	Férias	Atividade-meio	024.2 Férias
Folha de ponto do servidor ou estagiário	Folha de ponto	Atividade-meio	029.11 Controle de freqüência
Grade curricular do Curso de Engenharia	Grade curricular do Ensino Superior	Atividade-fim	122.1 Estrutura do currículo (grade ou matriz curricular)
Edital do processo de seleção do Mestrado Profissional em Ensino de Ciências	Seleção da pós-graduação stricto sensu	Atividade-fim	134.11 Processo de seleção
Processo com pedido de diploma do curso Técnico em   Produção   de Moda	Emissão de diploma do curso Técnico	Atividade-fim	456.421 Expedição

 

     Portanto, o Código CONARQ atribui um código para o assunto principal que está sendo tratado no documento ou no processo. Os códigos estão agrupados na Tabela do CONARQ e a tabela tem por finalidade definir a temporalidade dos documentos, ou seja, vai definir se precisa eliminar ou guardar de forma temporária ou permanente e por quanto tempo se deve guardar um documento. E para saber em qual tabela procurar o código, precisamos saber se o assunto trata da Atividade-fim ou atividade-meio. 

Reiteramos que, eliminar documento público arbitrariamente é crime!                                                Somente a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos do IFRJ (CPADIFRJ) pode aprovar a listagem de eliminação de documentos do IFRJ, o Reitor deve homologá-la e o Arquivo Nacional aprova ou não a eliminação.   

 

COMO USAR O CÓDIGO E A TABELA CONARQ?     

      Em primeiro lugar é preciso saber que o código é organizado por assunto e para enteder a lógica de organização é preciso saber que os assuntos que são categorizados sempre do geral para o particular. Então, primeiro tem a classe mais abrangente, depois divide-se a classe em subclasse, essa é dividida em grupo e subgrupo. Depois é preciso saber se o assunto principal do documento, memorando ou processo refere-se a atividade-meio ou a atividade-fim. Por fim , é preciso consultar o instrumento ao qual o documento se refere:

Atividade-meio	O Código e a Tabela CONARQ estão agrupados num só documento
Atividade-fim	Código CONARQ das IFES
	Tabela de Temporalidade das IFES

 

      Vamos exemplicar, como classificar um processo que trata de Periculosidade? Por se tratar de um assunto de pessoal, devemos buscar na tabela da atividade-meio:

Classe	020 PESSOAL
Subclasse	024 Direitos, Obrigações e vantagens
Grupo	024.1 Folhas de pagamento. Fichas financeiras
Subgrupo	024.13 Adicionais
Subgrupo	024.133 Periculosidade

      E qual a temporalidade desse processo de periculosidade? Na tabela há a seguinte informação:

Assunto	Prazos de Guarda		Destinação Final
	Fase Corrente	Fase intermediária
024.133 Periculosidade	5 anos	47 anos	Eliminação

 

POR QUE USAR O CÓDIGO CONARQ NO MEMORANDO E PROCESSO ELETRÔNICO NO IFRJ? 

      Ressaltamos que o Código CONARQ é de uso obrigatório na Administração Pública. Com a criação da Coordenação Geral de Arquivos  (CGARQ) foi identificado que os documentos produzidos não eram classificados na origem, conforme preconiza a legislação e a teoria arquivística. Por esse motivo, a CGARQ definiu junto à gestão administrativa do IFRJ que fosse obrigatório classificar os memorandos e os processos eletrônicos criados no SIPAC com o Código CONARQ, conforme prevê a Portaria IFRJ Nº 002/2018.

      No caso dos processos, há uma planilha para auxiliar as Unidades Protocolizadoras no momento de abertura. Cada processo tem o seu respectivo código CONARQ, clique aqui para acessar.