DÚVIDAS FREQUENTES - UP
Abertura de processo e Documento de Abertura
1- Como a Unidade Protocolizadora (UP) deve abrir o processo no SIPAC?
2- O que é um documento principal ou documento de abertura?
5- Recebi o memorando em PDF por e-mail para abrir um processo. Está correto?
7- O servidor que tem permissão de UP pode abrir o seu próprio processo?
8- A UP pode autuar o processo sem a assinatura do documento de abertura?
9- Como saber se o documento de abertura foi assinado antes de abrir o processo?
10- Cadastrei um documento, ele sumiu do SIPAC e não consigo autuá-lo. O que houve?
11- Não estou localizando o processo que abri. O que pode ser?
12- O solicitante consegue abrir processo em qualquer unidade protocolizadora?
14- Qual a diferença entre Cadastrar e Autuar processo?
15- Qual a diferença entre processo aberto e ativo?
Apresentação dos documentos originais
Solicitante/requerente e interessado
18- Qual a diferença entre solicitante/requerente e interessado?
Adicionar Documento ao processo
21- Se o processo estiver aberto, posso anexar uma cópia do memorando ao processo?
23- Preciso enviar o processo para o servidor cadastrar um despacho de ciência, como faço?
24- Autuei um processo para onde devo enviá-lo?
25- Anexei um arquivo ao despacho e ele não aparece. O que houve?
Alterar/corrigir informações e natureza do processo
26- Adicionei um documento e verifiquei que foi o arquivo errado, é possível trocar?
27- Consigo alterar um processo ostensivo para sigiloso e vice-versa?
29- Adicionei um Interessado e verifiquei que o nome está errado, é possível alterar?
30- Verifiquei que o código CONARQ não está correto, é possível alterar?
31- Verifiquei que o Tipo de Processo não está correto, é possível alterar?
32- Esqueci de inserir ou preciso alterar o assunto detalhado. Como fazer?
33- Quais informações consigo alterar no processo depois de aberto?
Juntada por anexação ou por apensação. E desapensação
34- Recebi uma solicitação de juntada de documento a processo. O que é? Como fazer?
35- Recebi uma solicitação de juntada de processos (processo a processo). O que é? Como fazer?
36- Recebi processos no Protocolo com a solicitação de separação de processos. Isso é possível?
Retirada de peças (desentranhamento ou desmembramento)
37- Posso retirar documentos do processo?
38- Tenho outras dúvidas que não estão relacionadas nesse documento, como faço?
39- Estou com problema para acessar o SIPAC, o que faço?
ABERTURA DE PROCESSO E DOCUMENTO DE ABERTURA
1- Como a Unidade Protocolizadora (UP) deve abrir o processo no SIPAC?
Acessar o link https://portal.ifrj.edu.br/portal-arquivo/orientacoes-especificas. E seguir a orientação dos seguintes documentos:
- Roteiro para abertura de processo eletrônico no SIPAC
- Existe formulário para a abertura do processo? A demanda é atendida por formulário ou memorando?
- Cadastro de documentos e abertura de processos no SIPAC - Orientação Específica n.2 CGARQ.2018. [início]
2- O que é documento principal ou documento de abertura?
Para abrir um processo, conforme indicado pela Portaria Interministerial Nº 1.677/15 é preciso ter um documento que motiva a abertura e é considerado o documento principal que inicia e dá origem ao processo. Com base na Lei Nº 9.784/99 (Art. 7º e 8º) o IFRJ elaborou alguns formulários próprios para a abertura de processo. É importante destacar que no IFRJ usualmente denominamos requerimento e formulário como sendo sinônimos. Abaixo iremos detalhar quais documentos usar, de acordo com o pleito.
O requerimento é usado para abrir os processos de: Gestão de Pessoas, Orçamento e Financeiro. Para os processos de Licitação, usa-se um desses: Documento de Formalização de Demanda (DFD), Solicitação de Fornecimento ou Documento de Oficialização de Demanda (DOD). Obs.: O DOD é usado apenas pela área de TI. O Memorando Eletrônico pode ser usado como documento de abertura de um processo. Indicamos o seu uso em última instância e somente quando não tem formulário ou requerimento para solicitar a abertura.
Atenção: desde outubro/2017 o único memorando válido no IFRJ é o memorando eletrônico criado no SIPAC. Para informações sobre a abertura de processo eletrônico com memorando, clique em: https://portal.ifrj.edu.br/portal-arquivo/formularios-e-fluxos. [início]
É possível criar um formulário direto no SIPAC, usar esse recurso somente quando não há um requerimento apropriado já existente e quando o solicitante estiver no mesmo setor da UP (considerando que não há como enviar o memorando para o próprio setor). Acessar o link https://portal.ifrj.edu.br/portal-arquivo/orientacoes-especificas e seguir a orientação Roteiro para abertura de processo eletrônico no SIPAC. [início]
Não. Leia as perguntas 2 e 3 para saber o porquê. Para mais detalhes veja a orientação desse link: https://portal.ifrj.edu.br/portal-arquivo/formularios-e-fluxos. [início]
5- Recebi o memorando em PDF por e-mail para abrir um processo. Está correto?
Não. Em primeiro lugar é preciso ressaltar que desde outubro/2017 o único memorando válido no IFRJ é o memorando eletrônico criado no SIPAC. Nesse caso, o memorando eletrônico deve ser criado dentro do SIPAC e enviado também pelo SIPAC para o setor da unidade protocolizadora que irá abrir o processo.
De forma alguma deve-se extrair o memorando eletrônico do SIPAC, criar uma cópia e salvar em PDF. Se ele já foi criado no sistema, basta mantê-lo dentro do próprio ambiente em que foi criado.
É importante frisar que para solicitar a abertura de processo por memorando é preciso ter certeza que não há formulário específico para o processo a ser solicitado. Além disso, para que a UP consiga atender a demanda, o memorando eletrônico precisa conter as seguintes informações obrigatórias: tipo de processo, Código CONARQ, assunto detalhado, indicação do setor e/ou servidor interessado e para onde tramitar o processo. Para mais detalhes veja a orientação desse link: https://portal.ifrj.edu.br/portal-arquivo/formularios-e-fluxos. [início]
Não. O memorando eletrônico passou a vigorar no IFRJ em outubro/2017. Desde então, não se deve elaborar e nem aceitar documentos criados fora do sistema e intitulados como tal. Portanto, criação (e modificações), envio e tramitação de memorando deverão ser feitos unicamente de forma eletrônica utilizando o SIPAC. Cabe destacar também que o memorando eletrônico produzido no sistema é um documento original. Ao imprimir ou salvar o memorando em PDF, este documento passa a ser uma cópia e não mais um original. Para mais detalhes, leia a orientação desse link: https://portal.ifrj.edu.br/portal-arquivo/memorando-eletronico. [início]
7- O servidor que tem permissão de UP pode abrir o seu próprio processo?
Não. De acordo com a Lei Nº 9.784/99: “Art. 18. É impedido de atuar em processo administrativo o servidor ou autoridade que: I - tenha interesse direto ou indireto na matéria”. Nesse caso, orientamos que a demanda seja enviada para outro servidor, podendo ser da mesma UP do solicitante ou outra UP.. Não sendo possível, o processo poderá ser aberto pelo próprio, e nos casos de documentos que necessitem de conferência com o original deve ser feita por outro servidor, portanto a assinatura no SIPAC deverá ser feita por outro servidor.Não é ético dar fé pública, ou confere com o original, no próprio documento.
Os processos de Gestão de Pessoas exemplificam bem essa questão, o servidor não pode abrir seu próprio processo de licença, de afastamento ou qualquer outro processo no qual seja o interessado.
Entretanto, não confundir a pessoa interessada e beneficiária direta com o solicitante representando a Administração Pública, exemplo: num processo que envolve a licitação, o interessado é o setor que vai comprar algo ou contratar um serviço. E nesse caso, o servidor representa o setor no momento de solicitar esse processo. No fim, o interessado (e beneficiário) é o setor e não o servidor. [início]
8- A UP pode autuar o processo sem a assinatura do documento de abertura?
Não. O processo só deve ser autuado depois que o documento de abertura for assinado, conforme preconiza a Lei Nº 9.784/99 (Art. 6º, V). Vale ressaltar também que documento sem assinatura é uma minuta e não tem validade. Além disso, no caso do IFRJ os servidores devem sempre assinar eletronicamente no SIPAC. Para quem é de fora e até para os alunos, considerando que não têm acesso para assinar no SIPAC, podem assinar no documento em papel, digitalizar, salvar uma cópia e enviar em PDF para a unidade protocolizadora.
Nesse período de pandemia, caso o requerimento ou formulário seja enviado sem assinatura (por se tratar de aluno ou de pessoa de fora do IFRJ), caberá à unidade protocolizadora inserir o documento como cópia simples e assinar, e logo após a abertura do processo adicionar obrigatoriamente a cópia do e-mail do solicitante como anexo.
Cabe ressaltar que durante a pandemia a exigência de apresentar o original está suspensa. Com o intuito de preservar a saúde de todos, receberemos somente o arquivo digitalizado, ficando o solicitante dispensado da apresentação da documentação original. Dessa forma, os documentos serão adicionados ao processo como cópia simples, o que significa que não houve a conferência do original por parte do protocolo. Ressaltamos que, de acordo com o Decreto No n 8.539/15: "O teor e a integridade dos documentos digitalizados são de responsabilidade do interessado, que responderá nos termos da legislação civil, penal e administrativa por eventuais fraudes" (Art. 11, § 1º). [início]
9- Como saber se o documento de abertura foi assinado antes de abrir o processo?
Basta ir na função “Autuar processo”, ao passar o mouse em cima do ícone de uma folha, se aparecer a mensagem “visualizar o documento” é porque foi assinado, aí pode autuar. Entretanto, se aparecer a mensagem “visualização não disponível” é porque não foi assinado.
A outra forma é clicar na lupa, vai abrir uma tela indicando quem assinou ou não e em que data.
Todo documento precisa ser assinado eletronicamente por todos os assinantes indicados, a ausência de pelo menos uma assinatura faz com que o referido documento fique indisponível para consulta e ninguém consegue visualizar. Vale ressaltar também que documento sem assinatura é uma minuta e não tem validade. [início]
10- Cadastrei um documento, ele sumiu do SIPAC e não consigo autuá-lo. O que houve?
Houve tramitação indevida. Ao cadastrar o documento, na tela “Movimentação Inicial” é preciso manter a marcação no campo “Origem Interna” que o próprio sistema apresenta, ou seja, deve ficar marcado “Outra Unidade”. Ao alterar esse campo, o documento é tramitado para o setor que for informado nesse campo.
Caso A - no caso de tramitação indevida é preciso consultar o documento para saber para onde ele foi tramitado, entrar em contato e pedir para que o mesmo seja enviado para o seu setor para dar prosseguimento à abertura do processo.
Caso B - outra opção é ir em Protocolo/documento/ “Alterar encaminhamento” e indicar a própria unidade protocolizadora que cadastrou o documento como destinatária. Essa é a regra do SIPAC: Apenas será possível alterar o encaminhamento de Documentos com última movimentação de envio pertencente à sua unidade (ou unidades/centros de custo vinculados) e que ainda não foram recebidos pelo destinatário.
Caso C - não sendo possível receber o documento de volta por tramitação ou por alteração de encaminhamento, caso A e B, respectivamente, a única opção será cadastrar um novo documento. Lembrando que nessa situação é preciso alertar o setor que estiver com tal documento que precisa arquivá-lo para não ocorrer abertura de processo em duplicidade. [início]
11- Não estou localizando o processo que abri. O que pode ser?
Caso A - não virou processo, houve apenas o cadastro de documento avulso, e nesse caso, é preciso usar funcionalidade “Consultar documento”;
Caso B - se o processo foi cadastrado como sigiloso ele será visualizado apenas pela pessoa indicada como responsável para consultar o processo. Vale lembrar que existe uma diferença entre documento sigiloso e processo sigiloso. Todo documento que contiver dados pessoais conforme Lei Nº 125227/11 pode ser cadastrado como sigiloso. No entanto, os processos no âmbito do IFRJ devem ser cadastrados como ostensivos. Para saber mais sobre ostensivo e sigiloso, consulte esse link: https://portal.ifrj.edu.br/portal-arquivo/ostensivo-sigiloso. [início]
12- O solicitante consegue abrir processo em qualquer unidade protocolizadora?
Depende. Se for servidor ativo, ele só pode solicitar a abertura do processo no seu local de lotação (Reitoria ou Campus). O mesmo vale para o aluno, ele só pode solicitar processo no Campus onde estuda.
Se servidor aposentado, pensionista ou solicitante de fora do IFRJ pode solicitar em qualquer unidade protocolizadora.
É importante ressaltar que a solicitação é feita por e-mail, o solicitante envia o requerimento/formulário e a documentação adicional, se houver, para o e-mail da unidade protocolizadora que vai atender a demanda. [início]
A UP pode usar a função Cadastrar Processo. Nesse caso, o documento de abertura será assinado no próprio papel pelo solicitante, digitalizado e salvo em PDF. Todos os documentos devem ser digitalizados separadamente por tipo. Se houver a conferência dos originais, entrarão com o tipo de conferência cópia autenticada administrativamente. Do contrário, sem conferir, entrarão como cópia simples. Em qualquer uma das situações indicadas, o documento será assinado pelo servidor da Unidade Protocolizadora, não necessitando ser assinado digitalmente pelo interessado (já que o mesmo não tem acesso ao SIPAC). [início]
14- Qual a diferença entre Cadastrar e Autuar processo?
Cadastrar é uma função limitada e o autuar uma função mais completa.
Usar o cadastrar processo quando a UP for assinar o documento de abertura, já adicionar os anexos, se houver, e tramitar o processo, tudo numa ação única e sequencial. Recomendamos para os casos indicados na pergunta anterior.
Para os demais casos, usar a função Autuar processo. Nesse caso, o documento de abertura deve ser cadastrado, indicando o assinante. E somente depois de assinado que o documento deve virar processo, através da funcionalidade Autuar processo.
Ressaltamos que o servidor que tem permissão de UP não pode abrir o seu próprio processo, ver a questão 7. [início]
15- Qual a diferença entre processo aberto e ativo?
O SIPAC identifica como ativo o processo que foi aberto e tramitado. O status aberto é atribuído ao processo que foi aberto mas ainda não foi tramitado (quando ele permanece na UP que abriu). [início]
APRESENTAÇÃO DOS DOCUMENTOS ORIGINAIS
Sim, é obrigatória a apresentação do original em papel para os servidores. Segundo consta na Portaria nº 1677/2015 cabe ao protocolo a conferência dos documentos originais.
Cabe ressaltar que durante a pandemia essa exigência está suspensa. Com o intuito de preservar a saúde de todos, receberemos somente o arquivo digitalizado, ficando o solicitante dispensado da apresentação da documentação original. Dessa forma, os documentos serão adicionados ao processo como cópia simples, o que significa que não houve a conferência do original por parte do protocolo. Ressaltamos que, de acordo com o Decreto No n 8.539/15: "O teor e a integridade dos documentos digitalizados são de responsabilidade do interessado, que responderá nos termos da legislação civil, penal e administrativa por eventuais fraudes" (Art. 11, § 1º). [início]
Sim, pode. A Lei Nº 9.784/99 e a Portaria nº 1677/2015 tratam da questão da conferência do original por parte do servidor público e são os setores do IFRJ que determinam quais documentos devem ser conferidos na hora de solicitar o processo. Na impossibilidade de apresentar o original, cabe ao protocolo adicionar a cópia do documento em PDF ao processo eletrônico e escolher obrigatoriamente, a opção cópia simples em tipo de conferência. Isso quer dizer que não houve a conferência da cópia.
A digitalização é considerada uma cópia, e não é indicado abrir um processo somente com a cópia dos documentos, seja no processo físico ou no eletrônico. Antes era preciso ter o carimbo de “Confere com o original”, agora com o sistema SIPAC, este carimbo foi substituído pelo campo “Autenticado administrativamente”. Enfatizamos que, a conferência do documento original na abertura do processo cabe exclusivamente ao servidor do Protocolo/UP. Segundo consta na Portaria nº 1677/2015 cabe ao protocolo a conferência dos documentos originais. Além disso, o servidor que abriu o processo pode ser responsabilizado penal, civil e criminalmente ao não conferir e informar que conferiu, ou seja, registrar no SIPAC que o tipo de conferência se trata de uma cópia autenticada administrativamente sem ter feito de fato essa conferência com o original.
A UP deve seguir os critérios de conferência do documento indicados no link https://portal.ifrj.edu.br/portal-arquivo/tipo-conferencia-up (Orientação exclusiva para UP).
Cabe ressaltar que durante a pandemia essa exigência está suspensa. Com o intuito de preservar a saúde de todos, receberemos somente o arquivo digitalizado, ficando o solicitante dispensado da apresentação da documentação original. Dessa forma, os documentos serão adicionados ao processo como cópia simples, o que significa que não houve a conferência do original por parte do protocolo. Ressaltamos que, de acordo com o Decreto No n 8.539/15: "O teor e a integridade dos documentos digitalizados são de responsabilidade do interessado, que responderá nos termos da legislação civil, penal e administrativa por eventuais fraudes" (Art. 11, § 1º). [início]
SOLICITANTE/REQUERENTE E INTERESSADO
18- Qual a diferença entre solicitante/requerente e interessado?
Nem sempre são a mesma pessoa ou setor. O solicitante/requerente pode ser uma pessoa e o interessado pode ser outra pessoa ou mesmo um setor. Por exemplo, em um processo de progressão (técnico ou docente), o servidor que vai progredir é o solicitante e o interessado. Já no caso de avaliação de estágio probatório, quem solicita é o setor que cuida desse assunto. O interessado pode ser o setor que solicitou e o servidor que será avaliado. Na situação em que o processo tem como objetivo portariar membros de uma comissão, o solicitante é um servidor (que pode ter cargo de chefia ou não) e o interessado pode ser a Administração Pública, representado pela figura de um setor, como o Gabinete, uma Diretoria, uma Coordenação ou uma Pró-Reitoria. E para facilitar o entendimento, há outro caso exemplificativo, num processo de aquisição de computador. O solicitante é um servidor, mas o interessado é um setor do IFRJ porque o patrimônio é da Administração Pública. Portanto, cada caso tem sua especificidade. E o interessado pode ser o servidor, o setor, ou a combinação de servidor(es) e de setor(es). Há sempre que verificar quem é o beneficiário do processo que será aberto. Recomendamos que o solicitante indique o(s) interessado(s) no processo. [início]
ADICIONAR DOCUMENTO AO PROCESSO
Não. À UP cabe adicionar e conferir os documentos única e exclusivamente na abertura do processo. Depois de tramitado, adição e conferência de documentos não são mais da ingerência da UP. Entretanto, se for constatada uma falha da UP no ato da abertura, ou seja, por um equívoco não foi incluído um anexo na hora de abrir o processo, então nesse caso, a UP pode adicionar e conferir posteriormente. Sendo assim, após a abertura do processo e tramitação do processo, a inclusão de documentos pode ser feita por qualquer servidor, seguindo os critérios de conferência do documento indicados no link https://portal.ifrj.edu.br/portal-arquivo/tipo-conferencia (Orientação para servidores em geral).
Ressaltamos que o servidor interessado não deve fazer a conferência dos seus próprios documentos. Por questão de ética, o indicado é que outro servidor confira e adicione os documentos ao processo, podendo ser a chefia imediata ou até mesmo algum colega de trabalho. [início]
Não. Ler a resposta a questão 6 para entender o motivo. [início]
21- Se o processo estiver aberto, posso anexar uma cópia do memorando ao processo?
Sim. A cópia do memorando em PDF pode entrar no processo apenas como anexo. Nunca como documento de abertura, ler a questão 5 para saber mais. [início]
Primeiro precisa receber o memorando eletrônico no SIPAC, ao abrir o memorando, há que se verificar se o tem anexo e se o mesmo está obrigatoriamente em PDF. Para mais informações sobre autuar memorando e inclusão de anexo, leia o Roteiro 3 desse link: https://portal.ifrj.edu.br/sites/default/files/IFRJ/DIEX/atualizado_roteiro_para_abertura_de_processo_eletronico_07-06-21_1.pdf. [início]
23- Preciso enviar o processo para o servidor cadastrar um despacho de ciência, como faço?
Não é possível enviar o processo para uma pessoa. A tramitação do processo se dá entre setores. Nesse caso, é preciso tramitar o processo para o setor de lotação do servidor.
É importante ressaltar que o servidor não é notificado para incluir o despacho. O que acontece é que o sistema pode notificar por um e-mail, informando apenas que o processo no qual o servidor e/ou o setor é o interessado sofreu uma movimentação. Sendo assim, independente da possível notificação de movimentação, é responsabilidade do servidor interessado consultar e acompanhar a tramitação do seu processo no SIPAC, e verificar se há alguma informação que indique a necessidade de o próprio cadastrar um despacho.
A outra possibilidade é a chefia imediata do servidor avisá-lo que precisa incluir um despacho informativo. O chefe pode avisar ao servidor pessoalmente, por e-mail ou telefone. E para cadastrar o despacho o servidor deve usar a funcionalidade “Cadastrar despacho”. Para mais informações seguir a orientação desse link: https://portal.ifrj.edu.br/portal-arquivo/despacho-eletronico. [início]
24- Autuei um processo para onde devo enviá-lo?
Há 2 possibilidades de verificar, na nota de rodapé do formulário/requerimento pode constar alguma orientação de tramitação. A outra opção é procurar o fluxo do processo, isso está indicado no link: https://portal.ifrj.edu.br/portal-arquivo/formularios-e-fluxos
Caso não haja, enviar para o setor que costumava enviar na época do processo físico. Em casos omissos, verificar junto ao setor responsável pela análise processual, de acordo com a sua demanda. [início]
25- Anexei um arquivo ao despacho e ele não aparece. O que houve?
O correto é adicionar o documento e separadamente fazer um texto para despacho, antes ou depois do documento adicionado. Os arquivos colocados como anexo do despacho aparecem somente no detalhamento do processo, na aba movimentação. Obs.: essa opção de anexar um arquivo ao despacho não existe mais no SIPAC, apresentamos essa informação porque em alguns processos eletrônicos foi realizado esse procedimento e é preciso ter acesso ao arquivo anexado. [início]
ALTERAR/CORRIGIR INFORMAÇÕES E NATUREZA DO PROCESSO
26- Adicionei um documento e verifiquei que foi o arquivo errado, é possível trocar?
Caso A - Antes de finalizar o cadastro é possível alterar, remover e adicionar o documento e até algumas informações indicadas durante o cadastro.
Caso B - Depois de finalizado, ou seja, depois de adicionar o documento ao processo, somente a pessoa indicada como assinante pode alterar o documento cadastrado, desde que o documento não tenha sido assinado ainda. Para mais informações, leia o conteúdo desse link: https://portal.ifrj.edu.br/portal-arquivo/duvidas-frequentes#dezoito. [início]
27- Consigo alterar um processo ostensivo para sigiloso e vice-versa?
Quando um processo é cadastrado como sigiloso, é possível alterar para ostensivo. O SIPAC permite isso. Basta seguir essa orientação: Entrar no SIPAC / Portal Administrativo / Módulos / Protocolo / Menu / Processo/ Processos Sigilosos / 
Entretanto, ao cadastrar como ostensivo, não é possível alterar para sigiloso. Para saber mais sobre documento e processo sigiloso ou ostensivo. Clique no link: https://portal.ifrj.edu.br/portal-arquivo/ostensivo-sigiloso. [início]
Caso A - antes de finalizar a abertura do processo: o protocolo/UP consegue alterar (remover ou inserir) os assinantes;
Caso B - somente quem foi indicado como assinante que consegue alterar, nesse link tem a explicação de como alterar, ver a questão 11: https://portal.ifrj.edu.br/portal-arquivo/duvidas-frequentes#onze;
Caso C - se o processo já foi aberto, movimentado e o documento já foi assinado: não é possível fazer a troca de assinante(s). Nesse caso, será necessário fazer um despacho explicando o que ocorreu e adicionar o documento novamente, indicando o assinante correto dessa vez.
Caso D - se o despacho não atender, a outra forma de corrigir é retirando o documento. Ver a questão 37. [início]
29- Adicionei um Interessado e verifiquei que o nome está errado, é possível alterar?
Caso A - Antes de finalizar o cadastro é possível alterar, remover e adicionar o interessado e até algumas informações indicadas durante o cadastro do documento ou da autuação do processo.
Caso B - Para alterar esse dado depois que o processo foi cadastrado o servidor da UP deve acessar a funcionalidade “Alterar processo” e no campo Interessado fazer a alteração. Para isso é preciso seguir essas orientações: Entrar no SIPAC / Portal Administrativo / Módulos / Protocolo / Menu / Processo / Cadastro / Alterar processo.
Nesse caso, depois que o processo for aberto, a UP só consegue alterar as seguintes informações: tipo de processo, Código CONARQ, assunto detalhado e interessado.
No final, é importante finalizar a ação no SIPAC e verificar se apareceu a mensagem de alteração realizada com sucesso. [início]
30- Verifiquei que o código CONARQ não está correto, é possível alterar?
Caso A - Antes de finalizar o cadastro do documento é possível alterar, remover e adicionar o interessado.
Caso B - O documento foi cadastrado e na hora de autuar o processo, identificou-se que precisa alterar o código CONARQ. Na tela de autuação, no campo Código CONARQ é só clicar nas setinhas que ficam no final do campo (em forma de círculo, na cor azul). Depois, basta digitar o código certo.
Caso C - O processo já foi aberto e está na unidade protocolizadora que fez a abertura. É preciso seguir essas orientações: Entrar no SIPAC / Portal Administrativo / Módulos / Protocolo / Menu / Processo / Cadastro / Alterar processo. Selecionar o processo (clicando na bolinha verde com uma seta dentro). E no campo do Código CONARQ fazer a alteração, clicando nas setinhas no final do campo (em forma de círculo, na cor azul). Depois, basta digitar o código certo.
Caso D - O processo já foi aberto e está em outra unidade. É preciso seguir essas orientações: Entrar no SIPAC / Portal Administrativo / Módulos / Protocolo / Menu / Processo / Cadastro / Alterar processo / Consultar o processo usando um dos filtros disponíveis, tais como: Unidade; Número do Processo; Assunto Detalhado ou Interessado, . Selecionar o processo (clicando na bolinha verde com uma seta dentro). E no campo do Código CONARQ fazer a alteração, clicando nas setinhas no final do campo (em forma de círculo, na cor azul). Depois, basta digitar o código certo.
Caso E - Atenção: ao autuar um memorando, se identificado que o Código CONARQ está errado, deve-se obrigatoriamente alterá-lo. Nesse caso, no momento de autuar, basta clicar nas setinhas (em forma de círculo, na cor azul) no final do campo. E depois preencher com o Código adequado.
Caso F - Se for identificado o erro após a autuação do memorando, o servidor da UP deve corrigir seguindo as etapas do Caso C ou D.
No final, é importante finalizar a ação no SIPAC e verificar se apareceu a mensagem de alteração realizada com sucesso. [início]
31- Verifiquei que o Tipo de Processo não está correto, é possível alterar?
Caso A - O processo já foi aberto e está na unidade protocolizadora que fez a abertura. É preciso seguir essas orientações: Entrar no SIPAC / Portal Administrativo / Módulos / Protocolo / Menu / Processo / Cadastro / Alterar processo. Selecionar o processo (clicando na bolinha verde com uma seta dentro). E no campo do Tipo de Processo fazer a alteração devida.
Caso B - O processo já foi aberto e está em outra unidade. É preciso seguir essas orientações: Entrar no SIPAC / Portal Administrativo / Módulos / Protocolo / Menu / Processo / Cadastro / Alterar processo / Consultar o processo usando um dos filtros disponíveis, tais como: Unidade; Número do Processo; Assunto Detalhado ou Interessado, . Selecionar o processo (clicando na bolinha verde com uma seta dentro). E no campo do Tipo de Processo fazer a alteração devida.
No final, é importante finalizar a ação no SIPAC e verificar se apareceu a mensagem de alteração realizada com sucesso. [início]
32- Esqueci de inserir ou preciso alterar o assunto detalhado. Como fazer?
Caso A - O processo já foi aberto e está na unidade protocolizadora que fez a abertura. É preciso seguir essas orientações: Entrar no SIPAC / Portal Administrativo / Módulos / Protocolo / Menu / Processo / Cadastro / Alterar processo. Selecionar o processo (clicando na bolinha verde com uma seta dentro). E no campo do Assunto Detalhado fazer a alteração ou a inserção que for devida.
Caso B - O processo já foi aberto e está em outra unidade. É preciso seguir essas orientações: Entrar no SIPAC / Portal Administrativo / Módulos / Protocolo / Menu / Processo / Cadastro / Alterar processo / Consultar o processo usando um dos filtros disponíveis, tais como: Unidade; Número do Processo; Assunto Detalhado ou Interessado, . Selecionar o processo (clicando na bolinha verde com uma seta dentro). E no campo do Assunto Detalhado fazer a alteração ou a inserção que for devida.
No final, é importante finalizar a ação no SIPAC e verificar se apareceu a mensagem de alteração realizada com sucesso. [início]
33- Quais informações consigo alterar no processo depois de aberto?
Depois que o processo for aberto, a UP só consegue alterar as seguintes informações: tipo de processo, Código CONARQ, assunto detalhado e interessado. Para saber como executar, leia as questões 29, 30, 31 e 32. [início]
JUNTADA POR ANEXAÇÃO OU POR APENSAÇÃO. E DESAPENSAÇÃO
34- Recebi uma solicitação de juntada de documento a processo. O que é? Como fazer?
Juntada é quando você une um documento avulso, ou seja, um documento cadastrado no SIPAC com NUP próprio e vai juntá-lo ao processo que por sua vez, tem outra numeração. Após a juntada, o documento avulso passa a compor uma peça do processo ao qual foi unido e segue com a numeração do processo ao qual foi anexado. Na Portaria 1677/15 há mais detalhes sobre esta juntada.
A solicitação de juntada de documento(s)avulso(s) a processo deve ser feita por meio de despacho, é preciso informar o NUP do(s) documento(s) avulso(s) que será(ão) anexado(s) ao processo. Depois o solicitante precisa tramitar tanto o processo principal quanto o(s) documento(s) para a unidade protocolizadora que fará a juntada.
Para executar a juntada no SIPAC basta consultar o procedimento nesse link: http://wiki.ifrj.edu.br/dokuwiki/lib/exe/fetch.php?media=dgti:servicos:sipac:orientacao_especifica_n_3_uso_do_sipac_-_juntada_doc_avulso_a_processo.pdf. [início]
35- Recebi uma solicitação de juntada de processos (processo a processo). O que é? Como fazer?
No caso anterior explicamos a juntada de documento avulso a processo. Nesse caso, trata-se da união de um ou mais processos acessórios cada qual com um NUP diferente ao processo principal. Existem 2 tipos de juntada de processos: juntada por anexação e juntada por apensação. Na Portaria 1677/15 há mais detalhes sobre esse assunto.
Se for em caráter definitivo, é conhecido como juntada por anexação. Nesse caso, o interessado, o código CONARQ e o assunto devem ser idênticos. E o processo principal é sempre o processo mais antigo.
A solicitação de juntada deve ser feita por meio de despacho, dentro do processo principal (mais antigo). É preciso informar o NUP do(s) processo(s) que será(ão) anexado(s) àquele processo. Além disso, se as informações estiverem diferentes, o solicitante também precisa autorizar por despacho que seja feita a troca do assunto e do interessado no(s) processo (s) acessório(s) para que fiquem idênticos ao que consta no processo principal.
Se for em caráter temporário é conhecido como juntada por apensação. Nesse caso, considera-se como processo principal aquele no qual consta o despacho solicitando esta juntada, ou seja, o processo principal pode ou não ser o mais antigo, a data da sua abertura não é determinante na apensação e sim, o processo que contiver o despacho com a solicitação de juntada. O outro ou os outros processos a serem apensados são considerados processos acessórios. De acordo com a Portaria 1677/15 a juntada por apensação “tem como objetivo o estudo, a instrução e a uniformidade de tratamento em matérias semelhantes, pertencentes a um mesmo interessado ou não. Cada processo conserva sua identidade e independência.” Portanto, é importante ressaltar que os processos apensados tramitam juntos, para facilitar a análise processual, um pode apoiar ou fundamentar a decisão do outro. E sempre que houver um acréscimo de documentos, é ao processo principal que devem ser anexados.
A solicitação de juntada por apensação deve ser feita por meio de despacho, é preciso informar o NUP do(s) processo(s) que será(ão)apensado(s) ao processo principal. Depois o solicitante precisa tramitar tanto o processo principal (com o despacho, ler parágrafo anterior) e o(s) processo(s) acessório(s) para a unidade protocolizadora que fará a juntada.
Para executar a juntada no SIPAC basta consultar o procedimento nesse link:
http://wiki.ifrj.edu.br/dokuwiki/lib/exe/fetch.php?media=dgti:servicos:sipac:orientacao_especifica_n_4_uso_do_sipac_-_juntada_processo_a_processo.pdf. [início]
36- Recebi processos no Protocolo com a solicitação de separação de processos. Isso é possível?
É possível apenas separar os processos que estiverem juntados por apensação. Nesse caso, a separação é identificada no SIPAC como desapensação de processos.
A solicitação de desapensação deve ser feita por meio de despacho, é preciso informar o NUP dos processos que serão desapensados e para onde deverão ser tramitados após o procedimento. Depois o solicitante precisa tramitar os processos apensados (com o despacho, ler parágrafo anterior) para a unidade protocolizadora que fará a desapensação.
Para executar a desapensação no SIPAC basta seguir essa orientação: Entrar no SIPAC / Portal Administrativo / Módulos / Protocolo / Menu / Processo / Juntada / Desapensação de Processos. [início]
RETIRADA DE PEÇAS (DESENTRANHAMENTO OU DESMEMBRAMENTO)
37- Posso retirar documentos do processo?
Sim. A retirada de peças (documento) de um processo pode ocorrer de 2 formas: desentranhamento e desmembramento.
O desentranhamento e o desmembramento ocorrem em caráter definitivo. A diferença é que ao desmembrar, o documento retirado vai dar origem a outro processo.
Já o desentranhamento ocorre quando há a inserção indevida ou duplicada de algum documento e o mesmo precisa ser retirado do processo.
Há outra possibilidade para o desentranhamento de acordo com a Portaria Interministerial 1.677/2015: “quando há necessidade de utilizar o original de um documento junto a terceiros (pessoa física, pessoa jurídica, órgãos ou entidades públicos,entre outros) ou em outro processo já existente”.
É importante ressaltar que só é autorizada pela Portaria supramencionada desentranhar peças que não sejam de origem do processo, ou seja, não é possível retirar o primeiro documento e os documento que dão origem ao processo, tais como: memorando, formulário/requerimento/DFD/DOD e aqueles anexos que são obrigatórios para a abertura. Além disso, não se pode retirar nenhum despacho do processo.
Depois de contextualizar o que é, agora vamos explicar como executar.
1- somente uma unidade protocolizadora (UP) consegue executar a retirada de peças de um processo, pode ser qualquer UP;
2- é necessário fazer um despacho no processo solicitando a retirada de peças e especificando se se trata de um desentranhamento ou de um desmembramento. Precisa constar também no despacho a justificativa para a retirada de peça(s) e a indicação clara de qual (is) o(s) documento(s) que precisa(m) ser retirado (s) do processo. Por fim, é preciso indicar no despacho para onde o processo deve ser tramitado depois;
3- o processo precisa estar no setor da unidade protocolizadora que fará a execução do procedimento (tem que ser tramitado para a UP e precisa ser recebido no SIPAC) ;
4- no caso de desentranhar, o servidor que realizar o procedimento pode deixar a opção de arquivamento automático do documento na unidade que realiza o desentranhamento; e
5- Basta seguir essa orientação: Entrar no SIPAC / Portal Administrativo / Módulos / Protocolo / Menu / Processo/ Retirada de Peças/ Escolher Desentranhamento ou Desmembramento de acordo com a demanda. [início]
38- Tenho outras dúvidas que não estão relacionadas nesse documento, como faço?
Há 3 caminhos possíveis:
1- Outras dúvidas sobre processo, memorando, Código CONARQ e outros assuntos sobre a área de arquivo e protocolo, acessar o Portal do Arquivo pelo link: https://portal.ifrj.edu.br/gestao-arquivos-processos-eletronicos
2- verifique o link de dúvidas frequentes que foi elaborado para todos os servidores: https://portal.ifrj.edu.br/portal-arquivo/duvidas-frequentes
3- enviar e-mail para arquivo@ifrj.eud.br [início]
39- Estou com problema para acessar o SIPAC, o que faço?
Problemas para acessar o SIPAC podem envolver questões como redefinição de senha, login inválido, inconsistências no SIPAC, retirada de permissões, etc.
Se for algo relacionado a cadastro de acesso ao SIPAC, seguir as orientações desse link: https://portal.ifrj.edu.br/portal-arquivo/duvidas-frequentes#primeiro-acesso.
Dúvidas sobre login clicar nesse link https://sigadmin.ifrj.edu.br/admin/public/recuperar_login.jsf
Dúvidas sobre senha ler as orientações indicadas no seguinte link: http://wiki.ifrj.edu.br/dokuwiki/doku.php?id=dgti:servicos:alterar_senha
Se for algo relacionado a permissão de unidade protocolizadora, seguir as orientações desse link: https://portal.ifrj.edu.br/portal-arquivo/solicitar-permissao-up
Se for algum erro, problema ou inconsistência do sistema, enviar e-mail para suporte@ifrj.edu.br
Para problema de lotação, enviar e-mail para secretaria.dgp@ifrj.edu.br
E por fim, dúvidas sobre processo e memorando eletrônico, enviar e-mail para arquivo@ifrj.eud.br