OSTENSIVO X SIGILOSO
Há uma diferença entre processo sigiloso e processo ostensivo, além disso, também há diferença entre documento sigiloso e documento ostensivo.
Para explicar é preciso observar algumas questões legais. A Lei Nº 125227/11, conhecida como Lei de Acesso à Informação (LAI), define que a regra é publicidade e o sigilo é a exceção. De acordo com os termos do Decreto Nº 7724/12 somente o Reitor e quem ele delegar pode classificar um processo como sigiloso e apenas no grau reservado. Por isso, os nossos processos eletrônicos são abertos de forma ostensiva e dentro desses processos podem ter documentos ostensivos e documentos sigilosos/informação restrita.
O "documento sigiloso/informação restrita" foi um recurso criado no SIPAC para atender ao que a legislação prevê como informação pessoal. Entretanto, ressaltamos que por lei não há um rol de documentos que podemos considerar como informação pessoal, na LAI há apenas a menção que a Administração Pública deve preservar intimidade, vida privada, honra e imagem das pessoas. Além disso, não temos ainda uma definição institucional sobre quais documentos podem ou não ser sigilosos dentro do processo, assim o entendimento de cada pessoa pode variar sobre o assunto.
Portanto, a orientação dada por nós do Arquivo é: sempre que um documento for expor algum dado sensível do servidor (como estado de saúde, dados bancários, dados pessoais do próprio ou de algum familiar, etc) indicamos que classifique o documento como sigiloso/informação restrita.