O QUE É UNIDADE PROTOCOLIZADORA (UP)?
De acordo com a Portaria interministerial Nº 1.677, de 7 de outubro de 2015, uma Unidade protocolizadora (UP) é uma unidade administrativa que pode incorporar uma ou mais atividades que são originalmente de um setor de Protocolo, tais como: recebimento, classificação, registro, distribuição, controle da tramitação e expedição de documentos, avulsos ou processos, bem como responsável pela autuação de documentos avulsos para formação de processos e pela atribuição de Número Único de Protocolo - NUP aos documentos, avulsos ou processos.
No IFRJ, dentre as atividades de UP supramencionadas a abertura de processos foi descentralizada deixando de ser executada exclusivamente pelos setores de Protocolo e passando para outras unidades administrativas seja na Reitoria ou nos Campi.
Com a implantação do processo eletrônico através do SIPAC, a abertura de processos passou a ser realizada no sistema e para tal é necessário que se tenha permissão de UP. Cada campus tem a sua dinâmica, assim tanto poderá ter somente um setor quanto vários setores realizando a abertura de processos.
A atividade de autuação é mais conhecida como abertura de processos e no caso do SIPAC primeiro se faz o cadastro do documento de abertura, ou seja, é o documento inicial do processo que motiva/justifica a abertura – esse documento pode ser o requerimento ou o documento de formalização de demanda (DFD); e em casos atípicos, o memorando eletrônico. Depois que o documento é assinado pelo solicitante, a autuação do processo é realizada e são adicionados os outros documentos, se for o caso. Por fim, ocorre a tramitação do processo.
Portaria do Processo Eletrônico no IFRJ