ABERTURA DE PROCESSO ELETRÔNICO POR MEMORANDO ELETRÔNICO
O Memorando Eletrônico pode ser usado como documento de abertura de um processo. Indicamos o seu uso em última instância e somente quando não se tem nenhum outro documento que possa atender essa finalidade. Os setores estão cada vez mais empenhados em criar os seus requerimentos e o memorando tem sido usado em escala bem reduzida. Para informações sobre a abertura de processo eletrônico com memorando, clique em: FORMULÁRIOS E FLUXOS.
MEMORANDO ELETRÔNICO
O memorando eletrônico passou a vigorar no IFRJ em outubro/2017. Desde então, não se deve elaborar e nem aceitar documentos criados fora do sistema e intitulados como tal. Portanto, criação (e modificações), envio e tramitação de memorando deverão ser feitos unicamente de forma eletrônica utilizando o SIPAC. Cabe destacar também que o memorando eletrônico produzido no sistema é um documento original. Ao imprimir ou salvar o memorando em PDF, este documento passa a ser uma cópia e não mais um original.
É importante ressaltar que o Manual da Presidência (2018) recomenda a extinção do memorando, mas não obriga que isso ocorra. Por isso, no âmbito do IFRJ o memorando eletrônico continua vigorando para os documentos internos, podendo ser assinado apenas por quem tem algum cargo e função, seja titular ou substituto.
Sempre que houver troca de chefia (designação/nomeação de novos gestores), orientamos a leitura do Guia Permissão de leitura de memorandos antigos.
DEFINIÇÃO DE MEMORANDO:
É a correspondência usada para comunicação interna no âmbito do IFRJ, para tratar de assunto referente à atividade administrativa. O memorando pode ser expedido para setores do mesmo Campus ou entre a Reitoria e os Campi e vice-versa. Ela preza pela agilidade e deve conter a simplicidade e a concisão.
COMPETÊNCIA PARA CADASTRAR UM MEMORANDO NO SIPAC
Todos os servidores podem cadastrar um memorando, entenda o cadastro como sendo a elaboração de uma minuta. Se um servidor sem função de chefia cadastrar um memorando, ele deverá indicar quem irá autenticá-lo (assinatura). Sendo um servidor com função, ele próprio irá cadastrar, autenticar e enviar.
COMPETÊNCIA PARA ENVIAR E AUTENTICAR MEMORANDO ELETRÔNICO:
Somente as chefias e os seus substitutos portariados possuem competência para emitir um memorando. Se alguma chefia/substituto não conseguir enviar e autenticar (entenda como assinar), é preciso enviar um e-mail para suporte@ifrj.edu.br solicitando essa permissão.
MEMORANDO CIRCULAR ELETRÔNICO
DEFINIÇÃO DE MEMORANDO CIRCULAR:
O memorando circular será usado quando se fizer necessário destinar a mensagem a diversas pessoas simultaneamente, mantendo-se o caráter administrativo inerente ao memorando.
COMPETÊNCIA PARA CADASTRAR, ENVIAR E AUTENTICAR MEMORANDO CIRCULAR NO SIPAC:
O memorando circular, fica disponível somente para as chefias e os seus substitutos, incluindo a opção do seu cadastro, envio e autenticação. Ressaltamos que para enviar um memorando circular é preciso ter uma lista pré-definida de destinatários, para isso é preciso solicitar a criação dessa listagem enviando um e-mail para suporte@ifrj.edu.br.
Atenção: desde outubro/2017 o único memorando válido no IFRJ é o memorando eletrônico criado no SIPAC. 
Orientações Específicas