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Dúvidas Frequentes

 

Funcionalidades do SIPAC 

1- Quais são as funcionalidades que todos os usuários devem ter acesso no SIPAC?

2- Fiz o meu login e não aparece no sistema todas as funcionalidades de usuário comum (listadas acima). O que fazer se estiver faltando alguma funcionalidade?

 

SIG e SIPAC

3- Qual a diferença entre SIG e SIPAC?

 

Primeiro Acesso

4- Quem tem acesso ao SIPAC? E como faço para acessar?

 

Lotação

5- Como saber qual é o meu setor de lotação (unidade administrativa)?

6- A minha lotação está errada. O que fazer?

7- Estou vinculado a uma chefia imediata (coordenação, secretaria, direção, etc) e o meu setor de lotação é outro. Como saber de fato onde estou lotado?

8- A minha lotação foi alterada, depois disso, algumas funcionalidades sumiram do SIPAC e não consigo fazer o que eu fazia antes. Como resolver?

 

Assinatura Eletrônica

9- O que é a assinatura eletrônica?

10- Como eu sei que tenho documento para assinar?

11- Fui indicado indevidamente como assinante de um documento. O que faço?

12- É possível colocar mais de uma pessoa para assinar os documentos?

13- O que acontece se um documento não for assinado por quem está indicado como assinante?

14- Não consigo abrir um documento e aparece a mensagem “visualização não disponível”, por quê?

15- Caso não concorde com algum documento, eu posso recusar a assiná-lo?

16- Posso devolver um processo por falta de assinatura eletrônica de algum documento?

17- Solicitei a abertura do meu processo e não assinei o documento. O que vai acontecer?

18- O documento que eu tenho que assinar está errado ou preciso trocar por outro documento. O que faço?

 

Adicionar Documento

19- Como faço para adicionar documentos ao processo que já foi aberto e que está tramitando?

 

Receber

20- Como eu sei que o processo foi enviado para o meu setor?

21- Como faço para receber o meu processo?

22- Recebi o processo e preciso incluir documento(s) antes de tramitar. Como faço?

 

Enviar

23- Recebi o processo no meu setor. O que preciso fazer depois?

 

Devolver

24- O processo foi tramitado indevidamente para o meu setor. O que preciso fazer?

 

Consultar

25- Como sei que o documento foi assinado antes de tramitar?

 

NUP

26- O que é NUP?

27- Como saber o número do meu processo?

 

Despacho Eletrônico

28- O servidor é notificado pelo sistema que precisa cadastrar um despacho?

29- Como incluir um despacho no processo?

30- É possível cancelar um despacho?

 

Arquivar

31- É possível  cancelar um processo?

 

Desarquivar

32- Posso desarquivar um processo?

 


 

Funcionalidades do SIPAC 

1- Quais são as funcionalidades que todos os usuários devem ter acesso no SIPAC?

assinatura eletrônica (também usamos o termo assinatura digital);
receber/devolver processos;
enviar/tramitar processos;
despacho eletrônico;
adicionar documentos;
arquivar processo;
desarquivar processo; e
consultar. [início]

 

2- Fiz o meu login e não aparece no sistema todas as funcionalidades de usuário comum (listadas acima). O que fazer se estiver faltando alguma funcionalidade?

Caso o servidor não consiga executar algumas das funções listadas na pergunta 1, mandar e-mail para suporte@ifrj.edu.br pedindo para que as permissões de usuário comum (assinatura, despacho, consulta, etc) sejam aplicadas ao seu perfil. [início]

 


 

SIG E SIPAC

3- Qual a diferença entre SIG e SIPAC?

SIG é o Sistema Integrado de Gestão adotado pelo IFRJ e ele é composto por vários módulos, atualmente estão em funcionamento os seguintes módulos: SIGAA, SIGADMIN, SIGRH e SIPAC.

O Sistema de Patrimônio, Administração e Contratos – SIPAC tem sido usado para memorando e processo eletrônico. [início]

 


 

PRIMEIRO ACESSO

4- Quem tem acesso ao SIPAC? E como faço para acessar?

Todos os servidores têm acesso às funcionalidades descritas na resposta da pergunta 1.

Caso o servidor tenha usado os outros módulos do SIG (tais como: SIGAA, SIGADMIN e SIGRH) automaticamente conseguirá acessar o SIPAC. Entretanto, se nunca usou nenhum outro módulo, é preciso fazer o cadastro no sistema e realizar o primeiro acesso. Ao realizar o cadastro o servidor precisa saber qual é o seu setor de lotação. Clique aqui para fazer o primeiro acesso no sistema [início]

 


 

LOTAÇÃO

5- Como saber qual é o meu setor de lotação (unidade administrativa)?

Se você ainda não se cadastrou no sistema, é possível consultar o seu setor de lotação no Portal da Transparência ou no site do SIGEPE.

Para quem já usa o SIPAC após entrar no sistema, clique em Portal Administrativo. No canto superior esquerdo, abaixo do nome do servidor basta clicar no ícone  que vai aparecer o nome do setor de lotação.

É importante frisar que o setor de lotação corresponde ao que está no SIPAC, ele reflete as informações cadastradas no SIAPE. [início]

 

6- A minha lotação está errada. O que fazer?

É preciso corrigir a lotação do servidor no SIPAC, e essa correção é feita pela secretaria DGP ou pela COGP do campus por meio de solicitação via e-mail.

A lotação do SIG (SIPAC, SIGRH, SIGAA, etc) sempre reflete as informações do SIAPE. [início]

 

7- Estou vinculado a uma chefia imediata (coordenação, secretaria, direção, etc) e o meu setor de lotação é outro. Como saber de fato onde estou lotado?

Para o SIPAC, mais especificamente para memorando e processo eletrônico, deve ser considerada a lotação cadastrada em um dos seguintes sistemas: Portal da Transparência, SIGEPE, SIAPE e SIG. Sendo assim, na resposta da pergunta 5 tem a explicação de como consultar a lotação. [início]

 

8- A minha lotação foi alterada, depois disso, algumas funcionalidades sumiram do SIPAC e não consigo fazer o que eu fazia antes. Como resolver?

Sempre que a lotação for alterada é preciso enviar um e-mail para suporte@ifrj.edu.br solicitando que sejam reaplicadas no sistema as antigas permissões. [início]

 


 

ASSINATURA ELETRÔNICA

9- O que é a assinatura eletrônica?

A assinatura eletrônica consiste em digitar o login e a senha no SIPAC (os mesmos usados para logar no computador/rede) e substitui a assinatura no papel.

Clique aqui, para recuperar a senha, caso haja necessidade [início]

 

10- Como eu sei que tenho documento para assinar?

Forma 1: clicar em Portal Administrativo e ver o ícone  

Ou

Forma 2: Seguir esse passo-a-passo: Módulos/Protocolo/Menu/Processo/Assinatura/Assinar Documentos [início]

 

11- Fui indicado indevidamente como assinante de um documento. O que faço?

Caso A – tinha uma pessoa indicada para assinar e o documento ainda não foi assinado. O assinante indicado deverá seguir esse passo-a-passo: Assinar documentos/alterar documentos/remover assinante/ok/adicionar assinante da própria ou de outra unidade (escolher o assinante correto) /alterar documento;

Caso B – tinha uma pessoa indicada para assinar e o documento já foi assinado: não é possível fazer a troca de assinante(s). Nesse caso, será necessário fazer um despacho explicando o erro que ocorreu e adicionar o documento novamente, indicando o assinante correto dessa vez. O próprio interessado pode adicionar o documento novamente e assiná-lo no ato da inclusão. Usar a funcionalidade “Adicionar novo documento”;

Caso C – eram várias pessoas indicadas para assinar : Independente de alguem ter assinado ou não assinado o documento , é possivel alterar os assinantes, basta uma das pessoas que ainda não assinou alterar o nome dos demais assinantes. Sendo assim, seguir o passo-a-passo do Caso A.

Caso D – eram várias pessoas indicadas para assinar e todos assinaram: não é possível fazer a troca de assinante(s). Nesse caso, será necessário fazer um despacho explicando o erro que ocorreu e adicionar o documento novamente, indicando os assinantes corretos dessa vez. Usar a funcionalidade “Adicionar novo documento”. [início]

 

12- É possível colocar mais de uma pessoa para assinar os documentos?

Sim e é possível incluir os assinantes em 2 momentos.

Caso A – se for na abertura do processo, é preciso ficar claro que o processo só será aberto depois de todas as assinaturas eletrônicas e isso pode demorar. Então, sempre que possível, deixar apenas um assinante e as demais pessoas podem se pronunciar por meio de despacho eletrônico (dando ciência, anuência, ou acrescentando quaisquer informações que forem necessárias).

Caso B – se o documento for adicionado depois da abertura do processo, ou seja, durante a tramitação o processo só deve ser tramitado/movimentando depois de todas as devidas assinaturas. Nesse caso, também pode deixar apenas um assinante e as demais pessoas podem se pronunciar por meio de despacho eletrônico (dando ciência, anuência, ou acrescentando quaisquer informações que forem necessárias).

Obs.: O sistema permite tramitar o processo sem que o documento seja assinado, mas o documento fica indisponível (leia a questão 13). [início]

 

13- O que acontece se um documento não for assinado por quem está indicado como assinante?

O documento fica indisponível, ninguém consegue abrir o documento e aparece a seguinte mensagem: visualização não disponível.

Todo documento precisa ser assinado eletronicamente por todos os assinantes indicados, a ausência de pelo menos uma assinatura faz com que o referido documento fique indisponível para consulta e ninguém consegue visualizar [início]

 

14- Não consigo abrir um documento e aparece a mensagem “visualização não disponível”, por quê?

Enquanto o documento não é assinado, não é possível visualizá-lo. Isso impede a abertura do processo, e nos casos em que o processo já foi aberto, prejudica a análise e a tramitação dele. [início]

 

15- Caso não concorde com algum documento, eu posso recusar a assiná-lo?

Caso A – Quando se tratar de um documento do interesse ou que diz respeito ao servidor indicado como assinante o correto é que o documento seja assinado. Se o servidor se recusa a assinar, o documento fica indisponível para visualização. Só é possível se manifestar ciente, contra ou a favor de algo, se o servidor registrar por meio de despacho eletrônico a ciência ou a anuência (informando se concorda ou discorda);

Caso B – o servidor foi indicado como assinante indevidamente, nesse caso, o servidor não deve assinar já que ele não é o interessado ou o documento/processo não diz respeito a ele. Para retirar o seu nome da assinatura, o servidor precisa seguir a orientação da Pergunta 11, caso A. [início]

 

16- Posso devolver um processo por falta de assinatura eletrônica de algum documento?

Caso A – Sim. Considerando que o documento sem assinatura quando tentamos consultar aparece a mensagem “visualização não disponível” e isso compromete a análise e a tramitação do processo.

No IFRJ vigora a Portaria Nº 002 de 05 de janeiro de 2018 que trata do memorando e do processo eletrônico, nela consta a informação que a assinatura eletrônica é válida e necessária para o processo eletrônico no sistema. Além disso, um documento sem assinatura não tem validade e é considerado apenas uma minuta. [início]

 

17- Solicitei a abertura do meu processo e não assinei o documento. O que vai acontecer?

O processo só será aberto depois que o documento for assinado, conforme preconiza a Lei Nº 9.784/99. [início]

 

18- O documento que eu tenho que assinar está errado ou preciso trocar por outro documento. O que faço?

Ao identificar que o documento está errado, não assine. Antes de tudo é preciso trocar o documento errado pelo certo. Para realizar a troca deve-se usar o recurso "Adicionar Documento". O SIPAC permite adicionar o documento de 2 formas: a primeira forma é o Escrever Documento, é possível tanto usar o editor texto que aparece abaixo (ou seja, o retângulo branco) e escrever o conteúdo do desejado, quanto Carregar Modelo, nesse caso, vai aparecer um modelo de documento previamente cadastrado com alguns campos de preenchimento. A segunda opção disponível é o Anexar Documento Digital que permite incluir um documento já pronto e salvo em PDF. Para anexar o documento digital, é preciso informar alguns dados obrigatórios (como a data do documento, o número de folhas, a data em que o documento foi recebido por quem vai adicioná-lo, o tipo de conferência. Depois, clicar em Adicionar Documento e clicar no desenho do(s) boneco(s) para escolher o(s) assinante (s) que pode(m) ser da própria unidade ou de um setor diferente de quem está incluindo o documento. Sendo assim para alterar o documento:

Caso A – se o documento foi digitado usando o editor de texto ou o "carregar molelo", seguir o passo-a-passo: Assinar documentos/alterar documentos (escrevo o texto correto) / alterar documento

Caso B – se o pdf foi carregado como arquivo digital, seguir o passo-a-passo: Assinar documentos/alterar documentos/remover documento/em Arquivo digital: escolher arquivo (selecionar o arquivo correto) /alterar documento  [início]

 


 

ADICIONAR DOCUMENTO

19- Como faço para adicionar documentos ao processo que já foi aberto e que está tramitando?

O processo precisa ser enviado e recebido no mesmo setor de lotação do servidor que irá incluir o documento;

Depois de recebido, basta usar a funcionalidade “Adicionar novo documento”. [início]

 


 

RECEBER (PROCESSO PENDENTE DE RECEBIMENTO)

20- Como eu sei que o processo foi enviado para o meu setor?

Basta olhar no Portal Administrativo o ícone Processo Pendente de Recebimento [início]

No detalhamento do processo também pode ser verificada a aba "Movimentações".

21- Como faço para receber o meu processo?

Basta usar a funcionalidade “Receber processo”. ATENÇÃO: verifique o conteúdo do processo antes de recebê-lo para confirmar se de fato o processo deveria ser recebido por você ou se deve ser devolvido. Clique no seguinte ícone para visualizar antes de receber : Processo Detalhado

Para o recebimento tem 3 formas de acessar:

Forma 1: clicar em Portal Administrativo e ver o ícone indicado 

Forma 2: Seguir esse passo-a-passo: Portal Administrativo/ Protocolo/Processo/Receber

Forma 3: Seguir esse passo-a-passo: Módulos/Protocolo/Menu/Processo/Movimentação/Registrar recebimento. [início]

 

22- Recebi o processo e preciso incluir documento(s) antes de tramitar. Como faço?

Caso A – se a pessoa que for adicionar o documento for o próprio assinante, usar a funcionalidade “Adicionar novo documento”, assinar, finalizar e por fim, clicar em MOVIMENTAR na mesma tela.

Caso B – se uma pessoa for adicionar o documento e outra pessoa for assinar eletronicamente (serve também para documentos com mais de um assinante), só pode tramitar depois de assinado por todos os assinantes indicados. Então, vai usar a funcionalidade “Adicionar novo documento”, indicar o assinante e finalizar. DEPOIS, precisa consultar se o documento foi assinado, em caso afirmativo, MOVIMENTAR usando a funcionalidade “Enviar processo”.

OBS: na hora de movimentar é possível cadastrar um despacho, se houver necessidade. [início]

 


 

ENVIAR (PROCESSOS NA UNIDADE ou MOVIMENTAÇÃO)

23- Recebi o processo no meu setor. O que preciso fazer depois?

Analisar o processo, verificar com atenção informações sobre tramitação, documentos e despachos. Essas informações podem estar no conteúdo do requerimento, como também no fluxo ou na Orientação Específica acerca do processo solicitado.

Por fim, enviar/movimentar o processo para o próximo setor e tem as seguintes formas de fazer isso:

Forma 1: clicar em Portal Administrativo e ver o ícone “Processos na Unidade” 

Forma 2: Seguir esse passo-a-passo: Portal Administrativo/ Protocolo/Processo/Enviar

Forma 3: Seguir esse passo-a-passo: Módulos/Protocolo/Menu/Processo/Movimentação/Registrar envio(saída)

OBS: na hora de movimentar tem como cadastrar o despacho [início]

 


 

DEVOLVER

24- O processo foi tramitado indevidamente para o meu setor. O que preciso fazer?

Caso A – não receber o processo, usar a funcionalidade “Devolver” e detalhar o que aconteceu no campo “Motivo”.

Caso B – se o processo foi recebido, usar a funcionalidade “Movimentar”, incluindo um despacho informando o motivo e movimentando para o setor de onde veio.

Obs.: Se houver a certeza de qual é o setor pra onde o processo deve ir, pode ser tramitado para esse destino. Na hora de movimentar tem como cadastrar um despacho, se for necessário [início]

 


 

CONSULTAR

25- Como sei que o documento foi assinado antes de tramitar?

Ir em “Portal Admin.”e clicar em: Protocolo/Documentos/consultar documento (conforme print abaixo)

A consulta pode ser feita por nome do “Interessado”, pelo número do documento (NUP), entre outros. E para consultar a assinatura tem 2 formas

Forma 1: Clique no ícone  .Vai abrir uma nova tela e no final da página verificar no campo “Assinaturas do documento” se a situação é “ASSINADO” ou “NÃO ASSINADO”.

Forma 2: Passe o mouse em cima do ícone 

- Se foi o documento foi assinado vai aparecer a mensagem :

Se o documento NÃO foi assinado (leia as questões 14 e 15), vai aparecer a mensagem:

[início]

 


 

NUP

26- O que é NUP?

NUP significa Número Único de Protocolo, trata-se de um número atribuído pelo SIPAC ao documento ou ao processo eletrônico. O NUP é uma numeração padrão e oficial adotada pelos órgãos e entidades da Administração Pública Federal com a finalidade de controlar os documentos e os processos produzidos e recebidos.

Composto por 17 dígitos (ex: 00000.000000/0000-00), no qual os cinco primeiros dígitos determinam o órgão produtor. A faixa numérica composta pelos cinco dígitos anteriormente mencionados, identifica o IFRJ e, mais especificamente, cada Campus como produtor. Assim, os processos da Reitoria iniciam com 23270, do Campus Maracanã iniciam com 23275, etc.

O NUP aparece no documento que o servidor assina, no memorando cadastrado. E quando esse documento ou esse memorando vira um processo o NUP permanece o mesmo. No SIPAC o NUP aparece na cor azul, na coluna referente a Processo (quando já é um processo) ou abaixo da coluna Protocolo (quando é documento ou memorando). [início]

 

27- Como saber o número do meu processo?

O número do processo equivale ao número do NUP. No SIPAC o NUP aparece na cor azul na coluna referente a Processo (quando já é um processo) ou abaixo da coluna Protocolo (quando é documento ou memorando). (Leia a questão 26)

Antes de assinar um documento, é possível verificar o NUP dele na coluna PROTOCOLO DO DOCUMENTO.

Entretanto, se você já assinou o documento e não viu o NUP, basta ir em consulta de processo, escrever o seu nome no campo interessado e verificar o número. [início]

 


 

DESPACHO ELETRÔNICO

28- O servidor é notificado pelo sistema que precisa cadastrar um despacho?

Não há notificação solicitando o despacho. O sistema pode notificar enviando um e-mail e informando que o processo no qual o servidor é o interessado sofreu uma movimentação.

O processo não é enviado para uma pessoa. A tramitação do processo se dá entre setores. Sendo assim, cabe ao servidor interessado consultar e acompanhar a tramitação do seu processo, e verificar se há alguma informação que indique a necessidade de o próprio cadastrar um despacho.

A outra possibilidade é a chefia imediata do servidor avisá-lo que precisa incluir um despacho informativo, usando a funcionalidade “Cadastrar despacho”. O chefe pode avisar ao servidor pessoalmente, por e-mail ou telefone. E para cadastrar o despacho o servidor pode consultar pelo número do processo ou pelo seu nome no campo “Dados do Interessado” [início]

 

29- Como incluir um despacho no processo?

O processo precisa estar no mesmo setor de lotação do servidor que deseja incluir um despacho, além disso, o processo precisa ser recebido no SIPAC. Depois de recebido, o servidor deve usar a funcionalidade “Despacho eletrônico”

Se acontecer de o servidor não conseguir ver a opção de cadastrar despacho no SIPAC, é preciso solicitar que seja concedida a permissão de Cadastro de despacho no SIPAC, através do e-mail suporte@ifrj.edu.br. [início]

 

30- É possível cancelar um despacho?

Não. Na necessidade de correção, fazer um novo despacho corrigindo ou tornando o anterior sem efeito. [início]

 


 

ARQUIVAR

31- É possível cancelar um processo?

Não. Um processo só pode ser inativado se for arquivado. Lembrando que para ser arquivado, um processo deve ter o despacho da autoridade responsável solicitando o arquivamento.

Motivos para arquivamento:

Por conclusão da ação;

Por indeferimento do pleito;

Por expressa desistência ou renúncia do interessado;

Por decisão motivada por autoridade competente. [início]

 


 

DESARQUIVAR

32- Posso desarquivar um processo?

Sim, mediante solicitação de desarquivamento e justificativa no SIPAC. Ir em Portal Administrativo/Protocolo/Processo/Desarquivar [início]

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