ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS
Os documentos produzidos e recebidos pelo IFRJ são considerados documentos públicos, e por lei, todo e qualquer documento público (mesmo os digitais) só podem ser eliminados depois de cumprirem as recomendações do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ). Sendo assim, para ser eliminado é preciso seguir algumas etapas, tais como: avaliar e listar os documentos, a CPADIFRJ deve aprovar a listagem, depois o Reitor deve homologar essa eliminação, enviar para o Arquivo Nacional autorizar e por fim, publicar em Diário Oficial. Para proceder com o processo de eliminação na esfera do Executivo Federal, o IFRJ, deve seguir as orientações da Resolução nº 40, de 9 de dezembro de 2014. A CGArq desenhou um fluxo de trabalho denominado Eliminar Documentos de Arquivo no qual explicamos detalhadamente a referida resolução.
COMISSÃO PERMANENTE DE AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS - CPAD
A Comissão Permanente de Avaliação de Documentos de Arquivo do IFRJ (CPADIFRJ) foi criada pela Portaria Nº 169, de 15 de maio de 2017, em cumprimento ao Art. 18 do Decreto nº 4.073, de 3 de janeiro de 2002 que determina que em cada órgão e entidade da Administração Pública Federal seja constituída uma CPAD.
A CPADIFRJ tem por finalidade definir, orientar e realizar o processo de análise, avaliação e seleção dos documentos de arquivo produzidos e acumulados no âmbito do IFRJ, visando à identificação dos documentos para eliminação ou para guarda permanente. A Coordenação Geral de Arquivos (CGArq) tem a responsabilidade do assessoramento técnico aos setores da Reitoria e dos Campi relativo aos processos de eliminação e recolhimento à guarda permanente, bem como a guarda dos documentos produzidos pela CPADIFRJ. Dessa forma, cabe aos setores da Reitoria e dos Campi as atividades de avaliação de documentos precedida pela classificação dos mesmos, o preenchimento das listagens de eliminação e recolhimento e encaminhamento à CGArq , situada na Reitoria.
A CPADIFRJ é presidida pela Arquivista da CGArq e composta, por servidores titulares e suplentes de diversas áreas tais como Administração, Contabilidade, Direito, História, entre outras. Compete à CPADIFRJ:
I - definir procedimentos, emitindo instruções sobre as atividades referentes à avaliação de documentos e ao funcionamento dessa comissão;
II - aprovar as listagens de eliminação de documentos elaboradas pelos órgãos da Reitoria e pelos Campi;
III - aprovar propostas de Planos de Classificação, Tabela de Temporalidade e Destinação do IFRJ e suas respectivas retificações; e
IV - reunir-se ordinariamente 2 (duas) vezes ao ano e, extraordinariamente, quando convocada pelo presidente.
Reiteramos que, eliminar documento público arbitrariamente é crime! 
Somente a CPADIFRJ pode aprovar a listagem de eliminação de documentos do IFRJ, o Reitor deve homologá-la e o Arquivo Nacional autoriza ou não a eliminação.
De acordo com a Lei Nº 9.605/98: "Destruir, inutilizar ou deteriorar (...) II - arquivo, registro, museu, biblioteca, pinacoteca, instalação científica ou similar protegido por lei, ato administrativo ou decisão judicial: Pena - reclusão, de um a três anos, e multa. Parágrafo único. Se o crime for culposo, a pena é de seis meses a um ano de detenção, sem prejuízo da multa" ( Art. 62, II).